مدیران - آیا کارتان زیاد و وقتتان کم است

کار بسیار زیاد، وقت بسیار اندک

یکی از شایع‌ترین استرس‌هایی که هر روز در محیط کار تجربه می‌کنیم، حاصل این احساس است که حجم بسیار زیادی از کار را باید در زمانی که برای آن کافی نیست انجام دهیم. در واقع فقر زمان یکی از بزرگترین مشکلاتی است که مدیران با آن دست به گریبان هستند. بطور ساده مشکل این است که ما برای انجام تمام مسئولیت‌های خود زمان کافی در اختیار نداریم. به دلیل بودجه ناکافی، ..

کاهش تعداد پرسنل، فشارهای رقابتی بازار و... مدیران مجبور هستند هر روز مسئولیت‌های بیشتری بپذیرند، مسئولیت‌هایی که برای عملکرد خوب و مناسب سازمان یا بخش، اجتناب ناپذیر هستند.

تخصص پیدا کنید

راه حل مشکل بار کاری بیش از حد زیاد این است که در حوزه مدیریت زمان متخصص شوید. کسب بیشترین اطلاعات و تجربه در مورد مدیریت زمان، بهترین راه‌ حل است و هیچ مهارت دیگری نمی‌تواند جای آن را بگیرد.

از ایده‌های جدید استقبال کنید

نادان‌ترین مدیر کسی است که احساس می‌کند وقتی برای فراگیری مهارت‌های مدیریت زمان ندارد و یا مدیری که در عین داشتن حجم کاری بسیار زیاد، تصور می‌کند تمام آنچه را که باید در مورد مدیریت بهینه زمان بداند می‌داند.

هرگز آموختن را متوقف نکنید

واقعیت این است که شما باید در تمام دوران کاری خود تا بازنشستگی و حتی پس از آن همواره دوره‌های مدیریت زمان را بگذرانید و مطمئن باشید حتی در این حالت نیز هرگز تمام آنچه را باید برای بهره‌گیری بهینه از زمان بدانید، نخواهید دانست.

کلید مدیریت زمان

دو عامل اصلی مدیریت زمان عبارتند از الف: توانایی تعیین اولویت‌ها و ب: توانایی تمرکز کامل بر یک موضوع در هر بازه زمانی. چون هیچ‌گاه زمان کافی برای انجام تمام کارهای ضروری وجود ندارد، همواره باید در فعالیت‌های خود اولویت‌ها را در نظر بگیرید. شاید بهترین پرسشی که می‌توانید همواره از خود بپرسید این باشد که: در همین لحظه با انجام چه کاری، ارزشمندترین استفاده از زمان را کرده‌ام.

بهترین پرسش

در فهرست استراتژی‌های مدیریت زمان، پرسش «هم اکنون با انجام چه اقدامی ارزشمندترین استفاده از زمان تحقق می‌یابد؟» بیش از دیگر پرسش‌ها شما را همواره، ساعت به ساعت و لحظه به لحظه در مسیر حرکت به سمت اهداف و موفقیت قرار می‌دهد.

تمایل طبیعی در همة ما این است که تسلیم این وسوسه شویم که کارهای کوچک و کم اهمیت را ابتدا انجام دهیم زیرا انجام این کارها ساده‌تر است و به تفریح شباهت دارد درحالیکه کارهای مهم و مؤثر در بلند مدت که انجام آنها ارزشمندترین استفاده از زمان است، دشوار و جدی هستند و بطور طبیعی ما از آنها گریزان هستیم.

با انجام کارهای مهم، شروع کنید

نظم شخصی و سازماندهی کار و تمرکز بر مهمترین و ارزشمندترین کارها، نقطة آغاز کنترل زمان و کاهش استرس است.

اقدام عملی

در اینجا به دو اقدام برای کنترل زمان اشاره می‌شود:

همین امروز تصمیم بگیرید در مدیریت زمان تخصص پیدا کنید. مقالات و کتب نوشته شده در این زمینه را مطالعه کنید. سپس آنقدر تمرین کنید که استاد مهارت‌های مدیریت زمان شوید. تغییر عادات گذشته بسیار دشوار است اما شکستن آنها پس از مدتی آسان می‌شود. یکی از بزرگان می‌گوید: «ما همان هستم که همواره انجام می‌دهیم» اگر با هدر دادن زمان به اهدافمان دست پیدا نکنیم و این به یک عادت تبدیل شود، عدم موفقیت تا پایان عمر با ما خواهد بود و هر روز ریشه و عمق بیشتری پیدا خواهد کرد.

قبل از شروع کار، اولویت‌هایی را به روشنی برای طول روز تعیین کنید. سپس خود را وادار کنید مهمترین کار را که بزرگ‌ترین تاثیر بلند مدت را دارند آغاز کرده و تا پایان نیافته دست از انجام آن برندارید. با انجام این کارها به سرعت، بخش عمده استرس شما از میان خواهد رفت.

نکته مثبت استرس این است که چون تاثیر ناراحت کننده دارد ما را به یافتن راه حل وادار می‌کند و با این کار، یعنی پیدا کردن راه حل، در مسیر رسیدن به اهداف و موفقیت قرار می‌گیریم