مشکلات پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) در شرکتها

مشکلات پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) در شرکتهای صنعتی

---

مشکلات پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) در شرکتهای صنعتی منتخب از دیدگاه مالی دکتر کامبیز فرقاندوست حقیقی- سهیلا درخشانفر

چکیده
هزاره جدید را هزاره اقتصاد خدمات و فناوری نامیده‌اند. امروزه فناوری اطلاعات در جهت تبادل، یکپارچه سازی، انتقال سریعتر و مناسبتر اطلاعات به یاری شرکتها آمده است. در دهه 90 میلادی با توجه به پیشرفت فناوری ارتباطات و اطلا‌عات، ایده سیستم یکپارچه­ای که تمام بخشهای شرکت را پوشش دهد و هماهنگ سازد، مطرح شد. در نتیجه با توجه به تخصصی شدن فعالیتها و وظایف واحدهای متعدد درون سازمانها، اهمیت و نیاز به نرم افزارهای جامع‌نگر که توانایی برنامه­ریزی، تجزیه و تحلیل اطلاعات و استخراج گزارشهای یکپارچه و به­موقع با توجه به کلیه اجزای سیستم را داشته باشد، به وضوح احساس شد. حاصل این ایده، سیستم برنامه­ریزی یکپارچه منابع سازمانی(ERP) بود.
با توجه به بالا‌ بودن هزینه‌های استقرار این سیستم و نیز مدت زمان طولانی مورد نیاز برای آماده سازی آن، ضروری است قبل از استقرار سیستم یاد شده، پیشنیازهایی آماده گردد، تا این سیستم با موفقیت به بهره برداری برسد.
کلید واژه‌ها ‌
سیستم، برنامه ریزی منابع سازمان‌(‌ERP)، مهندسی مجدد فرایند محیط اقتصادی ((BPR

مقدمه

در سالهای اخیر استفاده از سیستمهای یکپارچه سازمانی در راس برنامه‌های شرکتها قرار گرفته است. مهمترین ابزار پیش روی، در این ارتباط، سیستم برنامه­ریزی یکپارچه منابع سازمانی ERP است. این سیستم تمام بخشهای شرکت را از طریق جریانی از اطلاعات به یکدیگر مرتبط می‌سازد و مدیریت مکان و زمان و منابع را در شرکت برقرار می‌کند و شرکت را در بخشهای مختلف، ازبه­کارگیری نرم­افزارهای مختلف که با یکدیگر ارتباط موثر و همگام با زمان نیز ندارند، بی نیاز می‌سازد. با توجه به بومی‌نبودن این سیستم در ایران و نبود سنخیت بین فرهنگ کشور تولید کننده سیستم با فرهنگ ایران از یک سو و فناوری انحصاری این سیستمها و تحریم کشور و هزینه سنگین استقرار آن و نیاز به تغییر و تحول اساسی در شرکتها برای به اجرا درآمدن این سیستمها از سوی دیگر، شرکتهای داخلی در استفاده از این فناوری هنوز با ابهام‌های عمیقی مواجه هستند.
طی بررسیهای اولیه مشخص شد که در شرکتهای مختلف، از همه قابلیتهای این سیستمها بهره­برداری نمی‌شود، بدین­ترتیب تلاش گردید تا با بررسی موانع استفاده مناسب از این سیستمها، نسبت به شناسایی آنها اقدام شود.
این تلا‌ش با تاکید بر جنبه های مالی موضوع در محدوده زمانی شهریور 1385 تا پایان دی ماه 1386 در شرکتهای منتخب (شرکتهای ایران خودرو، سایپا، ذوب آهن اصفهان، صنایع س و بهپخش) انجام شده است.

مدیریت تغییر وERP
ERP یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که اطلاعات منابع سازمان را از طریق سیستمی به هم پیوسته، به سرعت، با دقت و کیفیت بالا‌ در اختیار مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کنند.
سیر تکاملی نرم‌افزار ERP از یک سو به شدت متاثر از سیر تکاملی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای رایانهای و از سوی دیگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمینه مدیریت سازمانها و محیط رقابتی حاکم بر آنهاست. سیستمهای ERP به منظور غلبه بر مشکلات سیستمهای عملیاتی موجود در سازمانها که از اوایل دهه 1990 میلادی به وجود آمده‌اند، مطرح شد.
با گذشت نزدیک به یک دهه از زمان پیاده سازی سیستمهایERP و انجام موفقیت آمیز بسیاری از پروژه‌های پیاده سازی این سیستمها، هنوز تعداد زیادی از آنها با شکست مواجه می‌شوند که بیشتر این شکستها ناشی از عوامل انسانی در سازمان است و اغلب به­علت هماهنگ نبودن کارکنان با تغییرات ناشی از پیاده­سازی سیستمهای ERP است.
در طول مدت پیاده سازی سیستمهای ERP، سازمان با دو گروه از تغییرات مواجه خواهد بود و کارکنان مجبورند برای اعمال این تغییرات در سازمان، در مدتی کوتاه، هر دو گروه از تغییرات را فراگیرند. گروه اول تغییرات، مربوط به فناوری مورد استفاده در سازمان و گروه دوم ناشی از تغییرات پدید آمده در فرایندهای سازمان است. یکپارچه سازی زیر سیستم‌های مختلف سازمان با اصلا‌ح فرایندهای جاری در سازمان یا حتی ساختار سازمانی همراه خواهد بود، به همین دلیل است که در بیشتر موارد، پیاده سازی سیستم ERP در سازمان، یک پروژه مهندسی مجدد فرایندهارا نیز در‌پی خواهد داشت. وجود هزینه‌های گزاف در سه بعد خرید نرم‌افزار، استفاده از مشاوران جهت پیاده­سازی سیستمERP و آموزش کارکنان و از سوی دیگر پیچیدگی بالای پروژه‌های ERP و نبود مدلها و راهکارهای جامع جهت استقرار ERP، پیاده­سازی این پروژه‌ها را با ریسک زیادی همراه کرده است. با این حال، روز به روز تعداد شرکتهایی که تمایل به پیاده­سازی سیستمهای ERP دارند، بیشتر و بیشتر می‌شود.
بدین ترتیب به­طور اجمال می­توان گفت اهم مشکلاتی که درهنگام پیاده­سازی این سیستم رخ می­دهد اغلب شامل موارد ذیل است:
 هزینه استقرار، در بسیاری از موارد، بیش از پیشبینی اولیه است،
 زمان وتلا‌ش صرف شده جهت استقرار، در بسیاری از موارد بیش از پیش بینی اولیه است،
 منابع تجاری و فناوری اطلاعات مورد نیاز، بیش ازحد تصوربوده است،
 نیاز به مهارت (بیرون از شرکت)، بالاتر از حد تصور بوده است.
 تغییرات مورد نیاز در فرایندهای تجاری، بالاتر از حد تصور بوده است،و
 به­ویژه در میان زیر سیستمها تمرین و آموزش هرگز کافی نبوده است .
علیرغم مشکلا‌ت یاد شده، استقرار سیستم ERP ممکن است مزایای بسیار زیادی داشته باشد که به اهم آن موارد اشاره می‌گردد:
 ایجاد انسجام سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلا‌عات موجود در سازمان،
 امکان ایجاد همکاریهای تجاری، سرمایه گذاری‌های مشترک، ادغام و غیره برای سازمانها با هزینه کمتر، بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر،
 در هر زمان و به صورت فوری، امکان تحقیق و گردآوری اطلاعات هر جایی از سیستم امکان دارد،
 بهبود زمان پاسخ به مشتری و مراجعه کنندگان میسر خواهد شد،
ERP به سیستم اطلا‌عات یکپارچه کمک می‌کند تا عملکردهای واحد تجاری را (از قبیل تولید، فروش، توزیع، پرداختها، دریافتها، موجودی مواد و کالا‌، حسابها، خریدها، منابع انسانی و غیره) پوشش دهد،و
ERP بین شکافهای اطلاعاتی در سراسر واحد تجاری، یک پل ارتباطی ایجاد می‌کند.
به بیانی ساده، ERP مجموعه ای از شیوه‌های مناسب برای اجرای وظایف مختلف در بخشهای متعدد هر شرکت است. جهت استفاده بهینه از این نرم افزار، شرکت باید کارکنان خود را به پذیرش شیوه‌های کاری آن ترغیب کند. اگر کارکنان شرکت در بخشهای مختلف که قرار است از نرم افزار استفاده کنند، برتری شیوه‌های کاری آن را نسبت به روشهای فعلی خود قبول نداشته باشند، در برابر استفاده از ERP مقاومت می‌کنند و یا از بخش IT می خواهند که آن را متناسب با روشهای کاری فعلی تغییر دهد. اشتباه بسیاری از شرکتها این است که تصور می‌کنند تغییر عادات کارکنان، آسانتر از سفارشی کردن نرم افزار است، در حالی که چنین نیست. قبولاندن این نکته به کارکنان که استفاده از ERP به بهبود نحوه انجام وظایف آنها منجر خواهد شد، امر بسیار دشواری است و به سادگی صورت نمی‌گیرد. به عنوان یک قاعده کلی می‌توان گفت که اگر یک شرکت در مقابل تغییر مقاومت کند، اجرای پروژه ERP در آن شرکت به احتمال زیاد با شکست مواجه خواهد شد.
از آنجا که ERP بسیاری از جوانب محیط اقتصادی واحد تجاری را پوشش می‌دهد، هرگونه خلل در آن، به رکود واحد تجاری منجر خواهد شد.

نقش اصلی حسابداران، گردآوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارشها به گروههای درونی و بیرونی سازمان است. با رشد و توسعه فناوری، نیاز به فراگیری مهارتهای سیستمی به منظور کسب توانمندی در تهیه اطلا‌عات مورد نیاز کاربران، بیش از پیش ضرورت یافته است.

فرضیات پژوهش

1 – به­کارگیری موفقERP موجب کاهش چشمگیر هزینه‌ها می‌شود.
2 - به کارگیری موفقERPباعث ارتقاء سطح دانش کارکنان می­گردد.
3- به کارگیری موفقERP امکان ارتباط اینترنتی با مشتریان و هماهنگی با تامین کنندگان را فراهم می کند.
4- به کارگیری موفق ERP امکان تهیه گزارشهای متنوع را بوجود می‌آورد.

سوالا‌ت پژوهش

مسئله اصلی پژوهش حاضر عبارت است از: مشکلا‌ت پیاده سازی ERP در شرکتهای منتخب صنعتی ایران با رویکرد مالی کدامند؟
در تناظر یک به یک با فرضیات، سایر پرسشهای پژوهش به شرح زیر است:
1. آیا به کارگیری موفقERP موجب کاهش چشمگیر هزینه‌ها می‌شود؟
2. آیا به کارگیری موفقERP باعث ارتقاء سطح دانش کارکنان می‌گردد؟
3. آیا به کارگیری موفق ERP امکان ارتباط اینترنتی با مشتریان و هماهنگی با تامین کنندگان را فراهم می‌کند؟
4. آیا به کارگیری موفقERP امکان تهیه گزارشهای متنوع را به وجود می‌آورد؟
به منظور تبیین صحیح روابط میان متغیرها، در قالب مدل مفهومی‌زیر، این روابط نشان داده شده است:

روش پژوهش، جامعه و نمونه آماری

جامعه آماری این پژوهش همه مدیران، مجریان و کارشناسان مرتبط با استقرار سیستم ERP در شرکتهای مورد بررسی ( ایران خودرو، سایپا، ذوب آهن اصفهان، صنایع‌س و شرکت بهپخش) است. نمونه آماری در این پژوهش عبارت است از افراد در دسترس از جامعه که دارای ویژگیهای زیر باشند:
1. دارا بودن حداقل مدرک کارشناسی مرتبط،‌
2. برخورداری از تجربه عملی و کاری در حیطه موردنظر،
3. صاحبنظر بودن در حوزه‌ کاری خود،
4. مدیران و مجریان پروژهERP در شرکتهای مورد بررسی،و
5‌. ناظران پروژ‌ه ERP در شرکتهای مورد بررسی.
برای آزمون روایی پرسشنامه طراحی شده، این پرسشنامه در اختیار تعدادی از استادان صاحب تجربه در این موضوع خاص قرار گرفت و پس از تایید محتوای ابزار یا پرسشهای مندرج در ابزار به طور دقیق توسط ایشان و اطمینان از اینکه متغیرها و موضوع مطالعه، مورد سنجش قرار گرفته، پرسشنامه تهیه شده مورد استفاده قرار گرفته است.
میزان پایایی پرسشنامه این پژوهش از روش آلفای کرونباخ معادل 98 درصد محاسبه شد. پرسشنامه تدوین شده برای این پژوهش شامل 8 پرسش بسته عمومی‌جهت شناخت کلی پاسخ‌دهندگان و 46 پرسش بسته اختصاصی در ارتباط با فرضیات پژوهش و یک پرسش باز در طرح دیدگاهها و نقطه‌نظرهای آنها است که تعداد 100 پرسشنامه به صورت دستی و با مراجعه مستقیم به شرکتها توزیع، و پس از مهلتی حدود 2 ماه دوباره با مراجعه حضوری جمع آوری شد که از آن تعداد، 80 فقره پرسشنامه تکمیل شد.
در این پژوهش، با توجه به هدف پژوهش، نوع فرضیه‌ها و نوع پرسشنامه (درجه‌ای) و اینکه هدف ارزیابی میزان موافقت پاسخ دهندگان با پرسشهای پرسشنامه در پنج طیف مختلف بوده است و نیز سهولت در ساخت و تفسیر نتایج مقیاس لیکرت در مقایسه با سایر مقیاسها، از این مقیاس استفاده شده است و از این رو هر یک از پرسشهای تخصصی با استفاده از طیف پنج گزینه ای خیلی کم، کم، متوسط، زیاد و خیلی زیاد، با درنظرگرفتن نحوه پرسش، ارزشیابی شده است.

تجزیه و تحلیل پرسشها و فرضیه ها

تجزیه و تحلیل پرسشها، در واقع بررسی فرضیه هاست که آزمون معمول مورد استفاده در این مواقع آزمون - t تک گروهی است ولی آزمون -t تک گروهی یک آزمون پارامتری است که دارای دو پیش­فرض به صورت زیر است:
 همه مشاهده‌ها از توزیع نرمال باشند،و
 همه مشاهده‌ها مستقل باشند.
با توجه به نحوه نمونه گیری، پیش­فرض دوم برقرار است ولی در مورد پیش­فرض اول با توجه به گسسته بودن مشاهده‌ها و تعداد کم مشاهده‌ها در هر شرکت مورد بررسی برقرار نیست، بدین جهت از آزمونهای ناپارامتری استفاده شد.
با ملاحظه‌ شاخصهای آماری به دست آمده برای فرضیه‌های پژوهش بر اساس داده‌های جداول 1 و3 می‌توان گفت، اگرچه هماهنگی کامل بین نتایج جدولها مشاهده نمی‌شود، لیکن با توجه به اینکه میانگین محاسبه شده برای هر یک از فرضیه‌ها بزرگتراز 3 است لذا فرض 0H رد می‌شود. به عبارت دیگر در سطح اطمینان 95 درصد می‌توان گفت که داده‌های نمونه، دلا‌لت کافی بر تایید 0H ندارند.
‌براساس داده‌های جدول 5 با 95 درصد اطمینان می‌توان گفت فرض 2و 4 تایید می‌گردد و فرض 1 و 3 رد میشود.
براساس داده‌های جدول 7 با 95 درصد اطمینان می‌توان گفت فرض 1 تا 3 تائید نمی‌گردد و فرض 4 تایید میشود.
بر اساس داده‌های جدول 9 در سطح اطمینان 95 درصد می­توان گفت که داده‌های نمونه دلالت کافی بر تایید 1H ندارد و فرضیات تایید نمی­گردد.

__________________