حسابداری حقوق و دستمزد

با سلام

احتراما باستحضار می رساند که در صدور سند حسابداری حقوق مبالغ بطور صحیح در مقابل سرفصلهای حسابها درج نشده است (یعنی در سند نمی توان در مقابل یک عنوان حساب هم مبلغ بدهکار و هم مبلغ بستانکار درج کرد . یعنی اینکه در یک ردیف ازسند حسابداری یا باید مبلغ بدهکار را درج نمود و یا مبلغ بستانکار را )که به هنگام مطالعه این مقاله باید به این مطلب توجه فرمائید

ضمن عرض پوزش از این بابت مطالعه مقاله را توصیه می نمایم

با احترام  

 علی صابری

مقدمه

کسانی که در رشته های امور مالی مشغول تحصیل می باشند و اطلاعات حسابداری را فرا می گیرند یکی از انواع هزینه هایی را که با آن آشنا می شوند هزینه حقوق و دستمزد است و به تبع روش حسابداری و ثبت این هزینه را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت ولی باید توجه داشت بحث هزینه و حقوق و دستمزد دارای مطالب زیادی می باشد که هر فرد حسابدار یا کسی که در حقوق و دستمزد سازمان یا مؤسسه ای کار می کند نیاز به داشتن دانش تخصصی در این زمینه خواهد بود این اطلاعات را به صورت خلاصه می توان شناخت سیستمهای کنترلی حقوق و دستمزد، سناخت قوانین بیمه و مالیات و سایر موار قانونی همچون، اضافه کاری و مأموریت و تهیه اسناد و مدارک ثبت لیستهایحقوق و دستمزد و سایر موارد نام برد که در ادامه با آنها بیشتر آشنا خواهیم شد.

می دانید هزینه نیروی کار بخش اعظمی از بهای تمام شده تولید کالا و خدمات یک موسسه یا یک واحد اقتصادی را به خود اختصاص می دهد و در واقع تأثیر قابل توجه ای بر سود واحد های تجاری خواهد داشت البته اهمیت حقوق و دستمزد در واحد های مختلف متفاوت است ولی به طور معمول هزینه حقوق دستمزد از درآمدهای واحدهای اقتصادی و تجاری را به خود اختصاص می دهد بنابراین پر واضح است کسانی که در رشته امور مالی تحصیل می کنند باید اطلاعات جامع و کافس در این زمینه داشته باشند.

اجزاء و عناصر سیستم حقوق و دستمزد کدامند

اجزاء و عناصر تشکیل دهنده یک سیستم حقوق و دستمزد به طور کلی و بدون در نظر گرفتن اینکه این سیستم برای موسسه بازرگانی و خدماتی و یا تولیدی طراحی شده به شرح زیر می باشد.

1- دایره کارگزینی

2- دایره ثبت ورود و خروج پرسنل

3- دایره حسابداری حقوق و دستمزد

که ما برای بررسی اجزاء و عناصر فوق الذکر به شکل کلی آنها را معرفی کرده و در ادامه بیشتر در ارتباط با آنها بحث کرده و جزئیات وظایف آنا مورد تجزیه و تحلیل قرار خواهد داد.
وظیفه دایره کارگزینی چیست

واحد کارگزینی در هر موسسه وظیفه تهیه و تدوین دستورالعملها و آئین نامه ای استخدامی پرسنل با رعایت و مد نظر قرار دادن قوانین کار و امور اجتماعی و سایر قوانین را بر عهده دارد و از طرفی وظایف دیگری در ارتباط یا پرسنل همجون آموزش، نحوه استفاده از مرخصی و تعیین شرح وظایف،نقل و انتقال پرسنل به سایر بخشهای موسسه و موارد مشابه را بر عهده دارد.

وظیفه دایره ثبت ورود و خروج پرسنل چیست

وظیفه این بخش جمع آوری اطلاعات مربط به زمان انجام کار پرسنل و در واقع حضور و غیاب هر یک از کارکنان در موییات و واحدها می باشد که به طرق و روش های خاصی این کار صورت می پذیرد.

وظیفه دایره حسابداری حقوق و دستمزد چیست

این دایره وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت به هر یک از پرسنل را به عهده دارد در واقع استاد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل و کارکنان در این دایره نگهداری می شود توجه دارید که بحث حسابداری هزینه حقوق و دستمزد در این دایره مطرح می شود.

به نمودار زیر که به شکل ساده سیستم حسابداری را نشان می دهد توجه کنید.

 با توجه به شکل فوق متوجه می شوید افرادی که برای استخدام وارد موسسه میشوند در بخش کارگزینی موسسه اقدام به انعقاد قرارداد کارنموده و با توافقهایی در ارتباط بانحوه و شرایط کار و زمان و مدت و سایر مواردی که طبق قوانین کار مشخص شده به عنوان یکی از پرسنل آن موسسه شروع به کار مینماید.سپس اطلاعات توافقهای کار شامل زمان و مدت کار،میزان حقوق و دستمزد و نرخ دستمزد و سایر موارد در اختیار واحد حسابداری حقوق و دستمزد قرار میگیرد و از طرف دیگر فرد مذکور پس از کار در موسسه واحد ثبت ورود و خروج اطلاعات مدت زمان کار ایشان را در طی مدت کار ثبت می نماید که به طور معمول پس از یک ماه کارکرد زمان ورود و خروج در اختیار واحد حسابداری قرار می گیرد. واحد حسابداری پس از محاسبه مدت کارکرد فرد مورد نظر بالحاظ قرارداد کار و شرایط قانون کار حقوق و دستمزد متعلقه پرسنل مذکور را و کسورات قانونی ایشان را تعیین و اقدام به ثبت در حسابها می نماید.

حال که با سیستم حقوق و دستمزد به طور کلی آشنا شدیم بهتر است با هر یک از اجزاء سیستم آشنا شده و مطالب بیشتری در این زمینه بدانیم. اشاره شد در واحد کارگزینی توافق های کاری و شرایط کار،مدت کار،حقوق پایه،اضافه کاری،نوبت کاری و سایر موارد مشخص می شود موارد قانونی کار به کارمند یا کارگر تفهیم میشود و قرارداد کار منعقد میگردد.ما سعی میکنیم موارد قانونی لازم را در ادامه توضیح دهیم.

قرارداد کارو شرایط اساسی انعقاد کار چگونه است

قرارداد کار عبارت است از قرارداد کتبی یا شفاهی که به موجب آن کارگر در قبال دریافت حق السعی، کاریرا برای مدت موقت یا مدت غیر موقت برای کارفرما انجام می دهد.

در قرارداد کار علاوه بر مشخصات دقیق طرفین باید موارد زیر مشخص شود.

الف) نوع کار یا حرفه یا وظیفه ای که کارگر باید به آن اشتغال یابد.

ب) حقوق یا مزد مبنا(پایه)

ج) ساعات کار،تعطیلات و مرخصی ها

د) محل انجام کار

ه) تاریخ انعقاد قرارداد

و) مدت قرارداد چنانچه کار برای مدت معیین باشد.

ز) مواردی دیگر که عرف و عادت شغل یا محل ایجاب می نماید.

طرفین میتوانند با توافق یکدیگر مدتی را به نام دوره آزمایشی کار تعیین نمایند که مدت دوره آزمایشی باید در قراردادکار مشخص شود.

منظور از مزایای مستمر و غیر مستمر چیست

به طور یقین میدانید که ممکن است شاغل علاوه بر مزد مبنا یا حقوق اصلی، مبالغی دیگر را (نقدی یا غیر نقدی) به عنوان مزایا دریافت کند. بنابراین دریافت هرگونه وجه نقد یا غیر نقد علاوه بر مزد اصلی(مبنا) مزایای شغلی است. نمونه بارز این مزایا حق مسکن،خواربار،حق جذب و سایر موارد مشابه می باشد.این مزایا می توانند مستمر یا غیر مستمر باشند.مزایای مستمر مزایایی هستند که هر ماهه کارگر دریافت میکند؛ و مزاییایی که دائمی نمی باشند و با توجه به شرایط،کارگر دریافت میکند را مزایای غیرمستمر می نامند،نمونه بارز مزایای غیرمستمر حق مأمریت،پاداش و ... می باشد.

مدت کار

بر اساس ماده 51 قانون کار، ساعت کار عادی مدت زمانی است که کارگر نیرو و یا وقت خود را به منظور انجام کار در اختیار کارفرما قرار می دهد به غیر از مواردی که در قانون مستثنی شده است با توجه به اینکه ساعت کار کارگران در شبانه روز نباید از 8 ساعت تجاوز کند. طبق تبصره (1) این ماده کارفرما با توافق کارگران،نماینده یا نمایندگان قانونی آنان میتوانند ساعت کار راغ در بعضی از روزهای هفته کمتر از میزان مقرر و در دیگر روزها اضافه بر این میزان تعیین کند ه شرط آنکه مجموع ساعت کار هر هفته از 44 ساعت تجاوز نکند.باید توجه داشت در ماده 52 قانون کار اشاره شده که در کارهای سخت و زیان آور و زیرزمینی ساعت کار نباید از 6 ساعت در روز و 36 ساعت در هفته تجاوز نماید.

اضافه کاری چیست و چه شرایطی دارد

در شرایط عادی ارجاع کار اضافی به کارگر با شرایط ذیل مجاز خواهند بود.

الف)موافقت کارگر

ب)پرداخت 40% اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی

ج)ساعت اضافی ارجاعی به کارگران نباید از 4 ساعت در روز تجاوز نماید مگر در موارد استثنایی با توافق طرفین.

حقوق:

 در قسمت حقوق برای هر کارمند اضافات و کسورات تعلق می گیرد.

اضافات حقوق یا حقوق متعلقه عبارتند از:

حقوق مبنا، فوق العاده، شغل، بن لباس، شرایط محیط کار فوق العاده محل خدمت، هزینه اولاد، فوق العاده جذب، کار حد اقل دریافتی، محدودیت از مطب، حق مسکن، بیمه 20 درصد، بیمه عمر، صندوق پس انداز، بیمه جانبازی، فوق العاده ویژه.

کسورات، عبارتند از:

 مالیات ، بیمه عمر، بیمه حقوق 27 درصد، بازنشستگی جاری سرانه تعهدی، حسن انجام کار، وام صندوق ، آتیه سازان صندوق پس انداز.

اضافه کار:

 تا سقفی مبلغ پرداخت می شود و حد اکثر آن 135 ساعت می باشد که سرپرستان یا مدیران بالا به آنها تعلق می گیرد.

محاسبه نرخ یک ساعت اضافه کار:

+ فوق العاده جذب+ حد اقل دریافتی+ فوق العاده شغل+ حقوق= فرمول اضافه کار

برجستگی + حق مسئولیت

27% × (اولاد+عائله بندی)- کلیه جمع حکم حقوقی= فرمول بیمه

10% × 1900000+( اولاد+ عائله بندی) – کلیه جمه حکم حقوقی= فرمول مالیات

حسابداری حقوق و دستمزد:

در حسابداری حقوق  و دستمزد بعلت تراکم و استمرار اطلاعات ، نحوه پردازش اطلاعات و اهمیت سرعت و صحت آن از اتوماسیون استفاده می شود.

اطلاعاتی نظیرنرخ ساعتی و یا روزانه حقوق و دستمزد که ممکن است برای مدت مدیدی تغییر نکند و همچنین برنامه های نظیر نحوه محاسبه کسورات مالیات و حق بیمه صندوق تأمین اجتماعی که در طول سال قوانین آن ثابت می باشد را بهتراست درحافظه کامپیوتر ذخیره نموده .

با استفاده از این اطلاعات می توان محاسباتی مانند حقوق و دستمزد ناخالص، کسورات، تعیین حقوق و دستمزد خالص و بروز در آوردن سابقه هر کارمند و کارگر رابه طور الکترونیکی انجام داد.

اهمیت سیستم:

از آنجایی که هزینه حقوق و دستمزد خارج مربوط به آن در حد بالایی از هزینه های هر مؤسسه را تشکیل می دهد ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق ودستمزد بعمل می آید.

از سویی دیگر حسابداری حقوق  و دستمزد باید بنحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را بسرعت گرد آوری کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را محاسبه نموده و تدابیر مناسبی برای جلوگیری از پرداخت بع افراد واهی و سایر انواع سوء استفاده فراهم نماید.

برای رعایت قانون ، کار فرما موظف است اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و مزایای آنان را به مراجع ذیصلاح  ارسال نماید.

در ایران طبق قانون مالیات بر درآمد کار فرما موظف است اسامی کارکنان و مشخصات آنهارا به حوزه های مالیاتی محل ارسال و مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید.

بعلاوه طبق قوانین تأمین اجتماعی لازم است هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها طی لیستی به ادارات تأمین اجتماعی محل تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حسابهای مخصوص واریز گردد.

باید توجه داشت که حسابداری حقوق  و دستمزد تنها کارکنان واحد تجاری را در بر گرفته و افرادی که به صورت پیمانکار وحق الزحمه بگیر در واحد تجاری ارائه خدمت می نمایند را شامل نمی شود.

مبالغ پرداختی به این دسته از کارکنان تحت عنوان حق الزحمه یا عناوین دیگر تلقی شده  و بخشی از حقوق و دستمزد مؤسسه محسوب نمی گردد.

حقوق و مزایای کارکنان

آنچه در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری ، مدیران یا ارائه کنندگان خدمات مشابه به طور ماهانه به آنها پرداخت می گردد« حقوق» و پرداختی به کارگران ( ساده یا ماهر) اصطلاحاً دستمزد نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.

معمولاً علاوه بر حقوق و دستمزد ثابت مزایای دیگر از جمله فوق العاده، پاداش، سهم از سود واحد وغیره به کارکنان پرداخت می گردد.

که این مزایا بطور مستمر و زمانی نیز به طور غیر مستمر پرداخت می گردند. مزایای فوق ممکن است بصورت نقدی یا غیر نقدی به کارکنان تعلق گیرد.

نرخ سود و دستمزد معمولاً از طریق توافق بین کارکنان و کارفرما تعیین می شود . این نرخ مربوط به ساعات عادی وو قانونی می باشد .

 چنانچه کارگری پس از اتمام ساعات قانونی  کارکرد روزانه، مدتی را به عنوان اضافه کار انجام وظیفه نماید ویا در ایام تعطیل مشغول انجام وظیفه در واحد تجاری باشد،مستحق به دریافت حقوق و دستمزدی علاوه بر حقوق و دستمزد عادی خواهد بود که نرخ ساعات کاری این اوقات توسط قانون مشخص می شود.

محاسبه حقوق و مزایا

ساعات قانونی که یک کارگر در روز ملزم به انجام وظیفه در واحد تجاری می باشد از طریق قانون و توسط مراجع ذیربط تعیین می گردد.2مثلاً اگر ساعات عادی کار یک کارگر در ماه 160 ساعت و نرخ ساعات عادی 1500 ریال و نرخ هر ساعت اضافه کاری 140 درصد باشد با فرض اینکه این کارگر200 ساعت در ماه کارکرده باشد، جمع حقوق و دستمزد وی بشرح زیر محاسبه می گردد:

در آمد ساعات عادی(1500×160)                       240000

در آمد ساعات اضافه کاری(4/1×1500×40)               84000

جمع دستمزد و اضافه کار                                324000

کسورات حقوق و مزایا

به مجموع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان در دوره ای که لیست حقوق و دستمزد تهیه می گردد حقوق و مزایای ناخالص گویند.

از حقوق و مزایای ناخالص ابتدا کسورات قانونی( شامل بیمه و مالیات) و کسورات اختیاری(مانند قسط وام ، مساعده و ...)کسر و مانده قابل پرداخت به هر یک از کارکنان که مبلغ خالص قابل پرداخت نام دارد محاسبه می گردد.

حق بیمه

طبق قوانین سازمان تأمین اجتماعی هر کارفرما باید ماهانه درصد معینی از حقوق و مزایای هر یک از کارکنان خود را بعنوان حق بیمه سهم کارمند کسر و به همراه حق بیمه سهم کارفرما حد اکثر تا پایان ماه بعد به حسابهای مربوط واریز و ماهانه فهرست کاملی از مشخصات حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به ادارات تأمین اجتماعی محل ارسال نمایند.

مالیات

کارفرمایان باید هر ماهه مالیات حقوق هر یک از کارکنان خود را طبق جداول مالیاتی محاسبه و از حقوق آنها کسر نموده و حد اکثر ظزف 30 روز ، وجوه کسر شده را به حساب بانکی مخصوص واریز و فهرستی مشتمل بر نام و نشانی حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به حوزه مالیاتی محل ارائه دهند.

سایر کسورات

علاوه بر کسورات قانونی ممکن است مبالغ دیگری بابت اقساط وام،مساعده دریافتی و... از حقوق و مزایای هر یک از حقوق بگیران کسر گردد.

این کسورات اغلب به طور غیر مستمر می باشند اگر چه ممکن است حسب مورد مدت مدیدی از حقوق کارمند کسر گردد(مانند اقساط وام های بلند مدت).

مبلغ قابل پرداخت به کارکنان

برای محاسبه مبلغ خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان لازم است از جمع حقوق و مزایای هر یک از آنها مجموع کسورات قانونی و اختیاری کسر گردد.برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه کنید:

آقای مرادی کارمند شرکت الوند در هر هفته باید 40 ساعت ( ساعات عادی) کار کند. نرخ دستمزد در این شرکت از قرار هر ساعت 1500 ریال می باشد.

فرض کنید آقای مرادی در هفته گذشته 50 ساعت کار کرده باشد و نرخ هر ساعت اضافه کار از قرار 140 درصد نرخ هر ساعت کار عادی باشد. سایر اطلاعات به شرح زیر است:

نرخ مالیات20%، نرخ بیمه اجتماعی سهم کارمند7%،قسط وام آقای مرادی 5000ریال می باشد.

با توجه به اطلاعات خلاصه شده فوق مبلق قابل پرداخت بشرح زیر محاسبه می شود:

درآمد ساعات عادی(1500×40)                     60000

درآمد ساعات اضافه کاری[4/1×(1500×10)]                21000

جمع حقوق و مزایای ناخالص هفته                           81000 

کسر می شود:

حق بیمه                                   5670

مالیات                                     16200

قسط وام                                   5000

جمع کسورات                           (26870)

خالص مبلغ قابل پرداخت                54130

مثال فوق بخاطر سهولت تفهیم موضوع خلاصه شده است در صورتی که ممکن است اقلام تشکیل دهنده حقوق و مزایای ناخالص شامل موارد دیگری از قبیل : فوق العاده بدی آب و هوا، فوق العاده شغل،حق اولاد، حق مسکن و... نیز باشد.

همچنین کسورات نیز ممکن است شامل موارد دیگری از قبیل مساعده ، کمیسیون،اجاره مسکن،ایتام،خیریه و...باشد.

لیست حقوق و دستمزد

لیست حقوق و دستمزد عبارت است از فرم چند ستونی که برای خلاصه کردن ، گرد آوری و سهولت گزارش اطلاعات مرتبط با حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد.

فرم و طرح از این لیست به تعداد و گروههای کارکنان، اطلاعات مندرج در آن و نحوه استفاده از ماشینها و ابزار مکانیکی و الکترونیکی بستگی دارد.

اطلاعات مندرج در این فرم عبارتند از: اطلاعات مربوط به مشخصات فردی کارمند،ساعات و نرخ دستمزد، مزایای مستمر و غیر مستمر،کسورات ونحوه تسهیم هزینه حقوق و دستمزد در صفحه بعد چاپ شده است.

لازم به ذکر است که مبنای تسهیم هزینه حقوق و دستمزد به دپارتمانهای مختلف شرکت،   «کارت ساعت» کارکنان می باشد.

امروزه در اکثر شرکتها  و ادارات ورود و خروج کارکنان بوسیله ماشین ساعت زن که برای همین منظور در قسمت ورودی ساختمان شرکت یا اداره نصب شده است کنترل می گردد.

پس از تهیه لیست حقوق و دستمزد معادل مجموع حقوق و مزایای ناخالص ، هزینه حقوق( به تفکیک دپارتمانهای مختلف) بدهکار،مالیاتها به حساب مالیات پرداختنی بستانکار،حق بیمه کسر شده به حساب بیمه پرداختنی بستانکار، حق بیمه کسر شده به حساب بیمه پرداختنی بستانکار، سایر کسورات نیز به حسابهای مربوطه بستانکار و خالص پرداختنی به حساب حقوق پرداختنی بستانکار می گردد.

ثبت لازم پس از تهیه حقوق و دستمزد بشرح زیر در دفتر روزنامه صورت می گیرد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 30فروردین	حساب هزینه حقوق کارکنان اداری حساب هزینه حقوق کارکنان فروش حساب بیمه پرداختنی حساب مالیات پرداختنی حسابهای دریافتنی- وام حساب حقوق پرداختنی بابت حقوق فروردین ماه		371200 352400	50625 144720 7700 520528

هنگام پرداخت حقوق و بیمه و مالیات پرداختی ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
	حساب حقوق پرداختنی حساب بانک بابت پرداخت حقوق حساب بیمه پرداختنی حساب بانک بابت پرداخت بیمه سهم کارکنان حساب مالیات پرداختنی حساب بانک بابت پرداخت مالیات بر درآمد کارکنان		520528 50625 144720	520528 50625 144720

همانطور که قبلاً شرح داده شد کار فرما علاوه بر کسر حق بیمه سهم کارکنان ، باید ماهانه درصدی از مجموع حقوق و مزایای ناخالص را به عنوان حق بیمه سهم کارفرما منظور و به همراه حق بیمه کارکنان به حوزه تأمین اجتماعی محل پرداخت نماید.

با توجه به لیست حقوق و دستمزد فوق، سهم بیمه کارفرما با فرض اینکه نرخ بیمه سهم کارفرما 23% باشد به شرح زیر در دفتر روزنامه ثبت می گردد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
	حساب هزینه حقوق کارکنان اداری حساب هزینه حقوق کارکنان فروش حساب بانک بابت پرداخت بیمه سهم کار فرما		85376 81052	166428

کنترلهای داخلی حسابداری حقوق  و دستمزد

کنترلهای لازم در رابطه با حسابداری حقوق  و دستمزد به تعداد کارکنان واحد تجاری بستگی دارد. هر چه کارکنان مؤسسه بیشتر باشد افراد بیشتری برای کنترل هزینه حقوق مورد نیاز می باشد.

جهت کنترل و شناساسس دقیق حقوق و دستمزد ،کارت ساعت کار کارکنان متداولترین مدرک می باشد. حتی در برخی از واحد های تجاری که کارکنان زیادی دارند ،جهت کنترل بیشتر لازم است یکی از افراد نگهبان در کنار ساعت کارت زنی حضور داشته باشد.

کنترلهای لازم در هنگام تهیه لیست باید به نحوی باشد که حقوق و دستمزد به افراد واهی پرداخت نگردد. برای این منظور باید هنگام پرداخت کنترلهای بیشتر صورت گیرد.

یکی از شیوه های مناسب برای این امر گرفتن امضاء از هر یک از کارکنان به هنگام دریافت حقوق ویا فیش حقوقی می باشد.

حقوق و دستمزد کارکنان در مؤسسات مختلف به اشکال متفاوتی پرداخت می گردد. متداولترین اشکال پرداخت حقوق و دستمزد به شرح زسر می باشد:

الف- صدور چک عهده حساب بانکی شرکت:

در این صورت ابتدا چکی معادل جمع مبلغ قابل پرداخت به کلیه کارکنان صادر و به حساب مخصوص که برای این منظور افتتاح شده است واریز و سپس از محل حساب مذکور برای هر یک از کارکنان چک صادر می گردد.

ب- پرداخت نقدی به کارکنان:

 با توجه به شرایط مؤسسه چنانچه استفاده از تسهیلات بانکی امکان پذیر نباشد، ابتدا معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت به کلیه کارکنان چکی در وجه صندوقدار یا شخص مسؤول دیگری صادر و وجه آن از بانک دریافت می گردد و سپس مبلغ قابل پرداخت به هر یک از کارکنان در پاکت مخصوص قرار داده شده و پس از اخذ امضاء وکنترل کارت شناسایی پرداخت می گردد.

ج- واریز حقوق به حساب بانکی کارکنان:

 اغلب مؤسساتی که کارکنان زیادی دارند برای سهولت کار چکی معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراهی اسامی کارکنان و شماره حساب بانکی آنها به بانک ارسال می دارند.اگر چه دشواریهای ناشی از صدور چک برطرف می گردد ولی احتمال تبانی و سوء استفاده بیشتر می باشد.

علاوه بر کنترلهای فوق لازم است ترتیبی اتخاذ شود که در صورت پرداخت نقدی عملاً تهیه لیست، ثبت سند حسابداری و پرداخت وجه به اشخاص مختلفی واگذار گردد. زیرا هر چه تعداد افراد مسؤول در این عملیات زنجیره ای و مرتبط بهم بیشتر باشد احتمال سوء استفاده و تبانی کمتر می گردد.

مراحل پرداخت حقوق

1-   دریافت گواهی کار:در اولین مرحله جهت پرداخت حقوق پرسنل ، امور اداری تأییدیه ای مبنی بر انجام کار توسط پرسنل صادر می کند وبه امور مالی می دهد.

2-  تنظیم لیست حقوق ودستمزد توسط حسابدار حقوق ودستمزد: در این مرحله حسابدار لیست حقوق و دستمزد پرسنل را بر اساس احکام حقوقی پرسنل وبر مبنای 30 روز کاری محاسبه می کند.

در این لیست جمع مبلغ ناخالص موجود در احکام حقوقی پرسنلی در یک لیست جمع آوری شده وپس از این مبالغ کسورات مربوطه که شامل ( مالیات – حق بیمه- سایر کسور مثل علی الحساب – اقساط وام) پرسنل کسر شده و نهایتاً خالص دریافتی هر فرد با ذکر شماره حساب بانکی شان مشخص می شود و نهایتاً این لیست تنظیم می شود.

3- رسیدگی به سند حقوق: پس از تهیه لیست حقوق، گواهی مربوطه ضمیمه می شود و سند یک طرفه حسابداری که   

مبلغ خالص پرداختی حقوق       ××

مالیات                               ××

بیمه                                 ××

اقساط وام                           ××

را نشان می دهد غیر به آن اضافه می شود. امضاهای مجاز گرفته می شود. مسئول رسیدگی این سند را از جهت اینکه مبلغ حقوق پرسنل ، مالیات،بیمه و سایر کسورات بر اساس موارد قانونی محاسبه شده و از حیث صحیح بردن مبالغ بررسی می کند.و در صورت نداشتن شکل سند آنان پرداخت می باشد.

4-پرداخت سند حقوق: در مرحله پرداخت ، تک تک آیتم های موجود در سند حقوق به جز علی الحسابها چک کشیده می شود.

مبلغ خالص پرداختی به حساب کارکنان

مبلغ مالیات :

امور مالیاتی

بیمه :

سازمان خدمات درمانی

تأمین اجتماعی

بازنشستگی :

سازمان بازنشستگی

واریز می شود. بابت واریز مبلغ کسورات ، از هر یک از سازمانهای مربوط تأییدیه واریز وجه ( وصولی) گرفته می شود و ضمیمه سند حقوق می شود.

5- تفکیک سند: نسخه اصلی سند حقوق برای ارائه به دانشگاه   و یک نسخه جهت بایگانی تفکیک می شود.

فوق العاده شغل: 

حقوق مبنا ضرب در درصد مورد نظر .

پزشکان 170%

کارشناسان درمانی: 160%

کارشناسان اداری 135%

فوق دیپلم: 130%

فوق دیپلم گروه 12 به بالا 160% و...

محرومیت تسهیلات: 10 درصد حقوق مبناء

هزینه عائله مندی: سالانه تغییر می کند.

کسانیکه ازدواج می کنند به آنان تعلق نمی گیرد.( سرپرست خانواده)

کمک هزینه اولاد: سالانه تغییر می کند.

نگاهی به نحوه سیستمی شدن حقوق و دستمزد در صنعت بیمه

صنعت بیمه همانند دیگرصنایع برای پیشبرد اهداف خود ناگزیر بوده است که از تکنولوژی روز، جهت ارائه خدمات نوین وطرحهای مختلف بیمه ای بهره گیرد وهمچنین به منظور ترویج فرهنگ بیمه واعلام فوائد بیمه در سطح کشور، با بهره جوئی از علوم و فنون روز دنیا تجهیزات وامکانات خود را مکانیزه نموده است ودراین راستا واحدهای ستادی این صنعت، بخصوص واحدهائی که به اموراداری ومالی پرسنل می پردازند نیز مشمول این تغییرات گردیده وبه همین منظور اقدام به تهیه وراه اندازی نرم افزارهای پیشرفته ای نموده اند، یکی از واحدهای ستادی که با توجه به آئین نامه های مخصوص این صنعت وپیچیدگیهای خاصی که درعملیات اجرائی آن وجود دارد، سیستم پرداخت حقوق ودستمزد پرسنل می باشد.
مقاله حاضر به بیان چگونگی مراحل مختلف تحلیل وسیستماتیک نمودن محاسبه وپرداخت حقوق با درنظرگرفتن ضوابط در صنعت بیمه می پردازد.

اطلاعات حقوقی را می توان از طریق سیستم دستی، مکانیکی، کامپیوتری با ترکیبی از آنها پردازش کرد اما درهرحال هرسه سیستم، نتایج یکسانی را فراهم می آورد. مؤسسات کوچک می توانند پرداخت حقوق خود را به آسانی وبا کارآیی، با سیستم دستی مناسب انجام دهند. اما درمؤسسات بزرگ وبسیار بزرگ معمولاً از سیستم پردازش کامپیوتری استفاده می شود وفقط معدودی از اطلاعات با سیستم دستی پردازش می گردد.

ازآنجا که انواع مختلف کامپیوتر، درنگهداری انبوهی از اطلاعات وپردازش سریع آنها توانایی زیادی دارند، امروزه تمامی مؤسسات، اموری چون تهیه لیست های حقوق دستمزد واسناد حسابداری مربوطه به آن را با استفاده از کامپیوتر انجام می دهند. توسعه سریع کامپیوترها که ازلحاظ اندازه کوچک وازنظر قیمت، ارزان و کاربا آن نسبتاً آسان است ودرعین حال، ازلحاظ پذیرش برنامه وپردازش اطلاعات توانایی زیادی دارد. ساده ترشدن کار برنامه نویسی درسالهای اخیر و رواج برنامه های آماده کامپیوتری (package ) برای انجام دادن عملیات مختلف حقوقی نیز ازعوامل دیگری است که میزان استفاده از سیستمهای مالی کامپیوتری درحسابداری مؤسسات مختلف را افزایش داده است. استفاده از این سیستمها علاوه برتهیه سریع وبموقع اطلاعات مورد نیاز، این مزیت را دارد که می تواند کار حسابداری یک مؤسسه را با دقت وصحت زیادی وپرسنل بسیار کمتری درمقایسه با سیستمهای دستی ومکانیکی انجام دهد وبدین ترتیب علاوه بر صرفه جویی در وقت، مسائل ومشکلات پرسنلی واداری هزینه های یک مؤسسه را نیز درمجموع کاهش دهد.

هرسیستم حقوق ودستمزد از چهارعامل سازمان (پرسنل)، فرمها، روشها، وسایل وتجهیزات تشکیل می شود. این عوامل درکلیه سیستمهای کوچک، بزرگ، ساده، پیچیده، دستی، ماشینی به کارگرفته می شود. اما شکل واندازه آنها برحسب مقتضیات هرسیستم ومؤسسه به کاربرنده آن متفاوت است.

1.     سازمان (Organization):

مهمترین عامل درهرسیستم افرادی هستند که دریک سیستم کار می کنند. یک سیستم حقوق ودستمزد در صورتی کارآمد خواهد بود که مجریان آن تخصص، تجربه ومهارت لازم را برای انجام کار داشته باشند. وجود کارکنان متخصص وما ، شرطی لازم است اما کافی نیست، بلکه سازمان دادن کارکنان و تشکیلاتی مناسب که وظایف، اختیارات ومسئولیتهای آنها بدرستی تفکیک وتعیین شده باشد عامل اساسی دیگری است که می تواند زمینه بهره گیری درست از خدمات پرسنل را فراهم آورد. علاوه براین دریک سازمان باید انگیزه های لازم برای علاقه مندی به کار درستکاری وجود داشته باشد تا پرسنل وظایفشان را با دقت، سرعت و صحت انجام دهند ودرنتیجه سیستم درست کار کند.

2.     فرمها (Forms):

پردازش اطلاعات مستلزم وجود مدارکی است که چگونگی وقوع وانجام رویدادها را نشان دهد. درعرف جاری، فرم به هر ورقه چایی گفته می شود که درآن جا وترتیب لازم برای درج اطلاعات پیش بینی شده باشد.

3.     روش (Procedures ):

روش درمعنای عام راه عادی انجام دادن کارهای معین وتکراری است هرسیستم شامل روشهای متعدد ومتنوعی است که هریک چگونگی ترتیب ومراحل انجام دادن عملیاتی را متناسب با اجزای سیستم در بردارد. روشهایی که درهرسیستم به کارمی رود باید دقیقاً با سایراجزای سیستم هماهنگ باشد.

4.     وسایل وتجهیزات (Equlpment ):

درهرسیتم حقوق ودستمزد اعم از دستی یا کامپیوتری، وسایل و تجهیزاتی به کارگرفته می شود که کار ثبت و پردازش اطلاعات را با سرعت ودقت بیشتری انجام می دهد.
هرسیستم حقوق ودستمزد درچند مرحله طرح وتدوین می شود. مطالعه (Study)، طراحی (Design)، استقرار واجرا( lmplementation).

مهمترین وظیفه ای که غالباً به پرسنل متخصص وکارآزموده محول می شود تدوین سیستم حقوق و دستمزد وحسابداری واحدهای اقتصادی است که اطلاعات مالی را بررسی، گردآوری و گزارشهای مالی مورد نیاز برای اداره یک مؤسسه را صحیح و بموقع فراهم آورد. مدیران یک مؤسسه باید نسبت به استقرار یک سیستم مناسب و کارآمد اطمینان حاصل کنند. سیستم حقوق درصورتی مناسب ومطلوب است که اقتصادی وعملی بوده ودرعین حال که عملیات لازم را به سادگی وصحت انجام می دهد ازانعطاف پذیری هم برخوردار باشد وامکان اشتباه وتفلب را کم کند.

ویژگیهای یک سیستم حقوق ودستمزد بطوراختصار بشرح زیر می باشد.

§    اقتصادی بودن(Cost effectiveness):

اقتصادی بودن سیستم به این معناست که اطلاعات مورد نیاز با کمترین هزینه فراهم شود.

§    عملی بودن (Practicability):

عملی بودن به این معنا است که عملیات پیش بینی شده دریک سیستم با نیروی انسانی، منابع و وسایل وتجهیزاتی دست یافتنی انجام گیرد.

§    سادگی (Simplicity):

سادگی یعنی این که پردازش اطلاعات با کمترین اقدام وبا استفاده از ساده ترین وسایل ممکن انجام پذیرد.

§    صحت (Accuracy):

اطلاعاتی که ازطریق سیستم فراهم می آید بدون اشتباه و هرچه بیشتر به واقعیات عینی متکی ونزدیک باشد.

§    انعطاف پذیری(Flexibility):

به این معناست که توانایی فراهم آوردن اطلاعاتی مورد نیاز را در شرایط متغیر کار وفعالیت اقتصادی داشته باشد وبتواند با تغیر قوانین، مقررات، اصول و روشهای حقوقی وتغییر سازمان به سادگی تبدیل شود.

§    کفایت کنترلهای داخلی (Abequateinternal Controls): سیستم باید شامل روشهایی باشد که با اجرای آن مدیریت بتواند عملیات را بسهولت هدایت ونظارت کنند واحتمال وقوع اشتباه، تقلب، سوء استفاده واستفاده های نادرست را به حداقل برساند.