سازماندهی امور فردی مدیران (نرم افزار Out Look)

سازماندهی امور فردی مدیران (نرم افزار Out Look)

چکیده

باتوجه به نزدیک تر شدن بیشتر دولتها و ملتها به یکدیگر در مناسبات تجاری و بازرگانی و نیز لزوم برقراری ارتباط سریع برای آگاهی از شرایط بازارهای داخلی و بین المللی و نیز برخورداری از اطلاعات جدید و همچنین مراودات تجاری و شخصی استفاده از «OUT LOOK» با توجه به ویژگیهای پیشرفته آن می تواند گام موثری در یک تجارت موفق به حساب آید. «OUT LOOK» شرکت مایکروسافت برنامه‌ای متشکل از پست الکترونیک، تقویم و مدیریت وظایف است که می تواند با کارایی بالایی برای برقراری ارتباط با دیگران، زمان بندی قرار ملاقاتها و انجام وظایف، ثبت و اطلاعات شخصی و تماسهای تجاری و منظم کردن فایل ها به کار رود. علاوه بر این، «OUT LOOK» می تواند برای استفاده در گروههای کاری و مشاغل و یا خانه های کوچک که دارای ارتباط با اینترنت است، بهینه سازی شود.

مقدمه

افزایش روزافزون تعداد موسسات و سازمانهای مختلف دولتی، عمومی و خصوصی از یک طرف و گسترش و توسعه کمی و کیفی این سازمانها و موسسات ازطرف دیگر، لزوم ایجاد تغییراتی را در امر مدیریت و سازماندهی نشان می دهد. تا قبل از قرن بیستم سازمانها در مقیاس کوچک و با استفاده از روشهای ساده اداره می شدند و هنوز پیچیدگی امروز خود را پیدا نکرده بودند. درحالی که با واردشدن جهان به هزاره سوم، خیلی از مدیران به فکر متحول کردن شیوه اداره سازمان افتادند. امروزه مدیریت با مسائل گوناگون همچون جمعیت فزاینده، رکود منابع، رقابتی بی حد و مرز، لزوم به کارگیری کیفیت فراگیر، پیشرفت بسیار بالای فناوری و نظایر آن روبرو هستند. به منظور موفقیت در دنیای تجارت امروز، مدیریت ارتباطات و اطلاعات و استفاده از نرم افزارهای رایانه ای ضروری به نظر می‌رسد. در این میان برنامه «OUT LOOK» به عنوان یک برنامه مدیریت اطلاعات شخصی توانسته است توجه اشخاص و صاحبان کسب وکار را به خود جلب کند. با به کارگیری «OUT LOOK» بر تمامی ارتباطات شغلی و برنامه ریزی های مربوطه اشراف کامل خواهید داشت. شما می توانید:

1 – وظایف، تکالیف و قرارهای ملاقات خود را پیگیری کنید؛

2 – اطلاعات شخصی و شغلی را طبقه بندی و ضبط کنید؛

3 – اطلاعات تجاری و تماسهای شخصی، نظیر آدرسهای پست الکترونیک، آدرس صفحه وب و یادداشتهای مربوط به جلسات را پیگیری کنید؛

4 – پیغامهای پست الکترونیک و کارتهای الکترونیک را ارسال کنید؛

5 – فایل های خود را مرتب و منظم کنید.

پیغام الکترونیک

درحال حاضر پست الکترونیک، مطلوب ترین شیوه ارتباطی برای مقاصد شخصی و تجاری است. این شیوه ترکیبی از سرعت بالا، رسمی بودن تلفن و کتبی بودن پیغام است. صاحبان تجارت در هفته به طور میانگین 10 ساعت – معادل یک روز کاری – را صرف بررسی ایمیل هایشان می کنند. در این میان آمریکا، فیلیپین و هنگ کنگ بیشتر از سایر رقبا ایمیل دریافت می کنند. «وندی هارت» مدیر یک موسسه تحقیقاتی می گوید: «کشورهایی که زمان زیادی را صرف خواندن ایمیل هایشان می کنند، بر دو دسته اند: دسته اول کشورهایی مانند هنگ کنگ و فیلیپین هستند که اصولا فاقد زیرساختهای کلاسیک هستند. دسته دوم کشورهای پیشرفته ای مانند آمریکا هستند که به خوبی می‌دانند چگونه باید ازفناوری اطلاعات به بهترین نحو در مسائل تجاری استفاده کنند». به هر حال تمام کشورهای پیشرفته به اندازه آمریکا برای بررسی ایمیل هایشان زمان نمی گذارند. پیغام الکترونیک شیوه ای سریع و راحت برای برقراری ارتباط با دیگران در محل کار و سایر مکانهاست. پیغامهای الکترونیک در ظرف چند ثانیه رد و بدل گردیده و قابلیت الصاق فایل های پیوست به خود را دارند. همچنین پست الکترونیک ابزاری مهم برای طراحی ملاقاتهاست. هنگامی که جلسه ملاقاتی را با «OUT LOOK» طراحی می کنند یک درخواست ملاقات را، که نوع خاصی از پیغام الکترونیک است، برای هرکدام از شرکت کنندگان یا منابع ارسال می کنند. همان طور که پاسخها را دریافت می دارید، آنها به طور خودکار به وسیله «OUT LOOK» شمارش شده و برای خلاصه جمع بندی نتایج آماده می شود. «OUT LOOK» این امکان را به شما می‌دهد که پیغامهای خود را، حتی زمانی که از محل کار خود دور هستید سازماندهی و مرتب کند. و حجم زیادی از پیغامها را به سرعت و با کارایی بالا مطالعه کرده، ذخیره سازید و پاسخ بگویید. این نرم افزار کار گردآوری اطلاعات تماسها و حفظ ونگهداری آنها را برای مشاهده، جداسازی و... به منظور برآوردن نیازهای شما بسیار آسان کرده است. علاوه بر این، پایگاه اطلاعاتی تماسها به راحتی با سایر برنامه‌ها ادغام گردیده و به شما امکان می دهد که تماسها را از منابع دیگر وارد سازید.

مدیریت تقویم

استفاده بهینه از زمان بستگی به هوشیاری مدیران درمورد زمان مناسب حضور در مکان موردنظر و چگونگی سپری کردن این زمان دارد. «OUT LOOK» ویژگیهایی را تدارک دیده است که در مدیریت بهتر اوقات، نظیر یافتن قرار ملاقاتها، نصب یادآوریها، پیوست اسناد به قرار ملاقاتها، زمینه کلی موضوعهای موردنظر، به اشتراک گذاشتن الکترونیک قرار ملاقاتها با دیگران و طبقه بندی آنها کمک کند. امروزه با گسترش صنایع و پیچیدگی عوامل محیطی، مدیران فرصت کمتری را به منظور برنامه ریزی درباره قرار ملاقاتها خواهد داشت. «OUT LOOK» این مشکل را به راحتی حل کرده است، بدین صورت که مدیران با نصب تقویم خود به طور خودکار درخواستهای ملاقاتی راکه متناسب با برنامه آنان باشد قبول و درخواستهایی را که ناهماهنگ و متضاد باشد رد می کند. همچنین می توانند یادآوری را برای یک قرار ملاقات، برای هر زمانی قبل از آن نصب کنند. به طوری که «OUT LOOK» به طور مرتب و منظم تمام ملاقاتهای آینده را یادآوری کند و یا می توانید با به اشتراک گذاشتن تقویم خود با گروهی از همکاران، زمانهایی که مشغول و گرفتار به کار هستند مشخص سازید تا همکاران با آگاهی از زمان کاری مدیران، برنامه ریزی لازم را برای برگزاری گردهماییها به عمل آورند.

ارسال پیغامهای الکترونیک ایمن

یکی از خطرات در سر راه ارسال پیغامهای الکترونیک ازطریق شبکه اینترنت، وجود افرادی است که بدون مجوز و غیرقانونی مسیر پیغامها را سد کرده و محتویات آنها را مطالعه می کنند. برای کاهش چنین خطری، «OUT LOOK» دو طریق اصلی را برای هرچه ایمن تر کردن ارتباطات ارائه می دهد. اولین شیوه پیوست کردن یک گواهی ایمن (SECURITY CERTIFICATE) به پیغامهاست. که البته به نامهای امضای دیجیتالی یا ID دیجیتالی نیز خوانده می‌شود. IDهای دیجیتالی که توسط کمپانی های تایید شده صادر می شوند، به شما این امکان را می دهد که هویت خودرا به شبکه معرفی کنید. ID به گیرنده این اطمینان خاطر را می دهد که پیغام ازطرف شما، نه شخص دیگری است. این مسئله در نقل وانتقالات بانکی و کارتهای اعتباری از اهمیت زیادی برخوردار است. شیوه دوم به رمز درآوردن پیغام و پیوستهای آن است. در این شیوه پیغام تبدیل به مجموعه ای از کدهای ریاضی می شود تا در حین نقل و انتقال دور از خطر و ایمن باشد و مندرجات آن فقط برای گیرنده قابل فهم خواهدبود. وقتی گیرنده پیغام به رمز درآورده را دریافت می کند، پیغام به طور خودکار رمزگشایی می‌‌شود. برای ارسال یک پیغام به رمز درآمده باید IDهای دیجیتالی را هم فرستنده و هم گیرنده در فایل داشته باشد.

نتیجه گیری

برنامه «OUT LOOK» به عنوان یک برنامه مدیریت اطلاعات شخصی توانسته توجه اشخاص و صاحبان کسب و کار را به خود جلب کند و به عنوان یک عضو برجسته همیشه درکانون توجه قرار بگیرد و مایکروسافت نیز همواره سعی کرده با بهبود و افزودن امکانات جدید نیازها و توقعات مشتریان این برنامه را پوشش دهد. نرم افزار «OUT LOOK» که هم اکنون بر روی اکثر رایانه ها نصب شده است شما را برای زمان بندی قرار ملاقاتها، اطلاعات تجاری و تماسهای شخصی، پیغامهای الکترونیک و کارتهای الکترونیک، مرتب کردن فایل ها و... یاری کرده و به این ترتیب این امکان را فراهم می کند که روی محتوای ملاقاتتان متمرکز شوید تا زمانبندی آن. علاوه بر موارد فوق «OUT LOOK» امکانات بسیار دیگری از قبیل مدیریت تکالیف و وظایف است که ابزار مهم کنترل مدیران سازمانها به شمار می روند.