تقسیم کار چیست ؟

تقسیم کار چیست ؟

تقسیم کار در نظریه آدام اسمیت دانش اقتصاد با تقسیم کار شروع شد. آدام اسمیت در کارخانه سنجاق سازی کاری  را که  تنها یک نفر انجام می داد میان 18 نفر تقسیم کرد و نتیجه گرفت که در صورت تقسیم این چنینی کار، هریک از افراد در کار خود خبره تر می شوند و بنابراین کارها با کیفیت بهتری انجام می شود. همچنین از اتلاف زمان به دلیل تعویض وسایل کار جلو گیری می شود. این دو قاعده نتیجه ای بود که آدام اسمیت به آن رسید. اما پس از توسعه سازمان ها نتایج دیگری از تقسیم روشن شد، به نحوی که امروزه سازمانی بدون تقسیم کار در خیال کسی نمی گنجد.

تقسیم کار در نظریه تیلور تیلور هم کار خود را با تقسیم کار شروع کرد. وی با ارائه اصول مدیریت خود اشاره کرد که در سازمان باید میان کارفرما و کارگر تقسیم منطقی کار صورت گیرد. تیلور تقسیم منطقی کار را چنین شرح می دهد که مدیر یا کارفرما باید برنامه ریزی کند و کارگر باید به اجرای برنامه های تعیین شده از سوی مدیریت بپردازد.

تقسیم کار در نظریه فایول تقسیم کار همچنین در اصول چهارده گانه فایول به عنوان یک اصل مطرح شده است. فایول در سطحی وسیع تر به فرایند تقسیم کار نگاه می کند. این امر طبیعی به  نظر می رسد زیرا با فاصله زمانی میان اسمیت و بعد از آن تیلور کمابیش قابل پیش بینی است که در زمان فایول سازمان ها توسعه بیشتری پیدا کرده و پیچیده تر شده باشند. لذا تقسیم کار به شکلی که اسمیت از آن صحبت می کرد در زمان فایول دیگر پاسخ گوی نیاز های سازمان ها نیست. بنابراین در این نظریه به عبارت تقسیم کار و گروه بندی وظایف بر خورد می کنیم. فایول معتقد است فعالیت های سازمان ها در حیطه های مختلفی گروه بندی می شوند. هر گروه از فعالیت ها در اختیار یک گروه کاری قرار می گیرد و آن گاه  در هر گروه تقسیم کار انجام می شود. بنابراین تقسیم کار از لایه های مختلفی شکل می گیرد که حالت کل و جزء دارد. هرچه از وسعت کارها کم می شود گروه های کاری  کوچک تر شده و به جایی می رسد که تک تک وظایف بین افراد تقسیم بندی  می گردد.

اشکال تقسیم کار تقسیم کار به شکل های مختلفی مانند تقسیم کار منطقه ای یا جغرافیایی، تقسیم کار از نظر کلیت و جزئی بودن، تقسیم کار از نظر سطح تخصص مورد نیاز برای انجام آن کار، تقسیم کار از نظر محدودیت  های اطلاعاتی یا محرمانه بودن، تقسیم کار از نظر فکری یا یدی  بودن و بسیاری حوزه های دیگر شکل می گیرد. هریک از این اشکال در جایگاه خود با ارزش و مهم هستند.

مفهوم نقش  در نظریه های سازمانی به ویژه در رفتار سازمانی نقش یکی از مفاهیم اساسی است که همواره با مفهوم انتظار کامل می شود. نقش یک مفهوم روانشناختی است که به رفتار برخاسته از تعامل با دیگر افراد شکل می دهد (آونز 1987). نقش فرد در سازمان، تنها شغل یا جایگاه وی نیست. بلکه انتظاری است که افراد دیگر سازمان بیشتر به لحاظ رفتاری و روانی از فرد شاغل دارند. برای مثال این که استاد در دانشگاه چقدر در تدریس خود موفق باشد یا این که چه درسی را تدریس کند به شغل وی مربوط است، اما این که در محیط کارش چگونه با دیگران برخورد کند که شأن استادی وی حفظ شود به نقش او مربوط می شود. زیرا تنها دانشجویان هستند که در کلاس درس با تدریس او سروکار دارند، اما نقش استاد در تمام محوطه دانشگاه انتظار روانی را در همه افراد ایجاد می کند.

مفهوم نقش در تقسیم کار. متخصصین رفتار سازمانی و مدیریت منابع انسانی به انتظارات نقش های افراد در ارتباط با شغل شان اهمیت می دهند و برای  هر شغلی شرایط روحی و روانی خاصی را مناسب می دانند. به همین منظور هم  به طراحی و تولید آزمون های  شخصیتی اقدام نموده اند. در سازمان های پیشرفته افرادی که برای احراز یک شغل استخدام می شوند قبل از استخدام باید مراحل گزینش را طی نمایند که سنجش از طریق همین آزمون های روانی نیز قسمتی از روند گزینش را تشکیل می دهد.

سازمان ها بر چه اساسی تقسیم کار می کنند یکی از موضوعات مورد مطالعه در مدیریت منابع انسانی بررسی و تحلیل مشاغل است. در این فرایند مشاغل از نظر سختی و مقدار نیرویی که باید برای انجام وظیفه در آن شغل صرف شود، مورد بررسی قرار می گیرند. به دنبال همین فرایند موضوع تجزیه شغل و ترکیب شغل مطرح می شود. اگر لازم باشد با توجه به سختی کار، آن بخش از  کار بین دو یا چند نفر تقسیم شود، این کار انجام می گیرد. این پدیده معمولا به دنبال توسعه و پیچیده تر شدن سازمان ها اتفاق می افتد. همچنین عکس این حالت هم ممکن است. اگر بنابه هر دلیلی شغلی بسیار ساده باشد در حدی که یک نیروی انسانی برای انجام آن اتلاف اقتصادی منابع را در پی داشته باشد شغل دیگری با همین شرایط در سازمان شناسایی شده و هر دو این مشاغل به یک نفر واگذار می شود. به این پدیده ترکیب مشاغل اطلاق می شود.

در دو بند فوق به دو موضوع مهم در تقسیم کار اشاره شد که یکی شناسایی افراد واجد شغل و دیگری شناسایی خود شغل بودند. پس مدیر منابع انسانی برای انجام درست تقسیم کار به دو دسته اطلاعات دسترسی داشته باشد. یکی شناسایی افراد و دیگری شناسایی مشاغل سازمان.

وقتی این دو آگاهی برای مدیر منابع انسانی به حد کفایت رسید، تقسیم کار میان افراد سازمان می تواند شکل منطقی تر و مطلوب تری به خود بگیرد.

تقسیم کار از دیدگاه سیستمی در سازمان ها با واحد کار سروکار داریم. اگر نه در همه سازمان ها اما در بسیاری از سازمان ها واحد کار هدف سازمان است. همچنین دربسیاری از سازمان ها هدف و رسالت سازمان هردو یکی است. هرچند این قاعده در سازمان های آموزش عالی یا سازمان های پژوهشی کمتر صدق می کند. اما به هرحال یک اصل مهم است. حال اگر به واحد کار به عنوان هدف و رسالت سازمان فکر کنیم یا نه، در هر دو حالت واحدکار به اجزایی قابل تقسیم کردن است که هر یک از این اجزا در مقابل کل واحد کار تنها یک جزء را تشکیل می دهد. پس واحد نهایی کار یا هدف سازمان از تولید تشکیل شده است از واحد های کوچکتر کاری یا اجزای واحد کار. نظریه سیستم ها به این پدیده با اصطلاحات سیستم، و زیر سیستم نگاه می کند. طبق این نظریه هر سیستمی تشکیل شده از زیرسیستم ها و هر زیر سیستم به  نوبه خود از زیرسیستم های دیگر و الی آخر. حال اگر هریک از زیرسیستم ها اعم از آن که اصلی باشند یا فرعی در جهت واحد کار یا هدف سیستم حرکت نکنند، سیستم دچار ضعف می گردد و دستیابی سیستم به اهدافش با مشکل مواجه خواهد شد. در نظریه سیستم ها فرایند عبارت است از تمامی عواملی که در درون سیستم موجبات تبدیل درونداد به برونداد را فراهم می آورند. در یک سیستم هر زیرسیستمی تغییر کوچکی را بر روی درونداد ایجاد می کند تا در نهایت درونداد تبدیل به برونداد گردد. بنابراین طی اتفاقاتی که در طول مسیر عبور دروندار از بخش های مختلف سیستم رخ می دهد، هریک از زیرسیستم ها کاری را بر روی آن انجام می دهند که از قبل به عهده آن ها واگذار شده است. این همان پدیده تقسیم کار در یک فضای سیستمی است.

ضعف عملکرد زیرسیستم ها به دلایل مختلف رخ می دهد. شاید همه این دلایل را حتی در یک فضای فرضی هم به راحتی نتوان برشمرد. اما به راحتی می توان پیش بینی کرد که یکی از اهم این عوامل تقسیم نشدن درست کارها بین اجزای سیستم است که در بحث سازمانی این اجزا می توانند  افراد سازمان باشند. باز خود دلیل تقسیم درست و نادرست کارها نیز می تواند اشکال مختلفی داشته باشد و در همین جاست که تقسیم منطقی کار بسیار حساس می شود. مدیریت تا اندازه ای پاسخ گوی تقسیم منطقی کار هست اما در شرایط حساس تر نقش اصلی را رهبری و استفاده از عوامل انگیزشی ایفا می کند.

رابطه تقسیم کار با میزان دموکراسی در سازمان سازمان ها از نظر درجه دموکراسی با هم متفاوت هستند. در برخی سازمان ها می توان دموکراسی بیشتری اعمال کرد و در برخی دیگر امکان اعمال مفروضات دموکراسی کمتر می شود. بر همین اساس با توجه به رسالت و یا واحد کار سازمان های مختلف برخی از اجزای واحد کار در میان شاغلین از هواخواهان بیشتر و بعضی از طرفداران کمتری برخوردار هستند. همچنین طرفداری از یک جزء کار نیز در بین افراد به دلایل شخصیتی اتفاق می افتد. حال اگر سازمانی باشد که بتوان تا درجات بالایی از دموکراسی را در آن ها پیاده کرد، فرایند تقسیم کار هم می تواند به افراد واگذار شود. برای مثال در دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی تقسیم درس در میان اساتیدی که دارای یک تخصص مشابه هستند تا اندازه ای می تواند بر اساس میل و رغبت اعضای هیئت علمی باشد. اما زمان کلاس ها خیر برای مثال کمتر افرادی حاضرند در روزهای آخر هفته به کار بپردازند و اگر دانشگاه مجبور به ارائه درس در این زمان باشد خود به خود مجبور خواهد بود در توزیع زمانی دروس نیز تا اندازه ای سرسختی به خرج دهد. اما در یک سازمان نظامی حتی تا همین اندازه هم دموکراسی در تقسیم کار مجاز نیست. زیرا سیستم هدفی  را دنبال می کند که ممکن است برای هیچکس مطلوب نباشد. در چنین شرایطی باز آن چه سیستم را از سردرگمی نجات می دهد عوامل انگیزشی، رهبری و تهییج روحیات افراد برای آن که ارزش هدف را والا بپندارند هستند.

رفتارهای متنوع و رفتارهای متغیر در سازمان انسان موجود ناشناخته ای است که همواره در حال تغییر است. انسان هم خود تغییر می کند و هم محیطش را تغییر می دهد. با تغییر محیط و انسان مدیریت باید پویا باشد. مدیریت ایستا در محیط در حال تغییر توجیه  پذیر نیست. برای مثال وقتی به یک ماشین نگاه می کنیم ثبات در عملکرد را می بینیم. رادیاتور خودرو یا مانیتور یک تلوزیون هر دو تا زمانی که سالم هستند به یک وظیفه مشخص گمارده شده اند که آن را انجام می دهند. اما هرزبرگ معتقد است اگر شغل فرد چالش پذیری نداشته باشد و همواره یکسان اجرا شود، انگیزه شاغل به انجام آن کمتر و کمتر می شود. تا جایی که کار به یک اجرای ماشینی تبدیل می گردد. پس ضمن آن که تغییر از بیرون یا محیط بیرونی به رفتار انسان تحمیل می شود، خود تغییر برای انسان یک نیاز است. یعنی اگر در یک فضای فرضی بتوان ارتباط یک انسان را با تغییرات دنیای بیرون قطع کرد، انسان خود در تلاش است که خود را و محیط را تغییر دهد تا بتواند با خود و محیطش ارتباط پویا و مطلوب برقرار  سازد. نقش مدیر در این فرایند نیز حساس می شود. این حساسیت بدان جهت است که بر اساس نیاز انسان به تغییر و تغییرات اجتناب ناپذیر در سازمان باید تغییراتی بوجود آید. وقتی امکان تغییر در شرایط کار نیست، تقسیم منطقی کار می تواند وسیله مناسبی باشد. برای مثال مسئول بایگانی اداره فردی است با یک شغل کاملا ثابت. تعدادی پرونده که در جای خود قرار دارند و گاه باید یکی از این پرونده ها از قفسه ای بیرون بیاید و پس از مدتی در جای خود قرار گیرد. در این کار نه تنوعی است، نه چالشی و نه حل کمترین مسئله ای. بایگان اداره پس از مدتی تبدیل به یک انسان نخ نما شده می شود. فسیلی که جای همه  پرونده ها را حفظ است. شغلی مانند مسئول انتظامات نیز همین وضع را دارد. هر روز صبح عده ای می آیند  و وی شاهد قرار دادن کارت های آنان در دستگاه تایمکس است و عصر هر روز همه افراد با زدن  کارت خود از اداره بیرون می روند. چندان اتفاقی نمی افتد که کمی به شغل این دو فرد هیجان ببخشد یا تغییری در شرایط آن ها ایجاد کند. سوال این است که آیا می توان در دوره های زمانی جای این افراد را با هم تعویض کرد؟ و اگر می توان آیا این کار در تعریف تقسیم کار می گنجد؟ آیا افرادی هستند که چنین کارهایی را با وجود یکنواختی شان به کارهای دیگر ترجیح دهند؟ در کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران چند نفر تحویلدار هستند که مدام با ارباب رجوع سروکار دارند. تقاضای کتاب ها را بوسیله یک دستگاه مکنده به طبقات بالا که مخزن کتابخانه است می فرستند و کتاب ها را با یک آسانسور تحویل می گیرند و با همان آسانسور نیز کتاب های بازگشته را به مخزن ارسال می کنند. برای لحظه ای خودمان را به جای مخزن دار کتابخانه قرار دهیم و تصور کنیم هر چند لحظه یک بار باید موجودی به نام آسانسور یا دستگاه مکنده دستوری را به ما بدهد که برای این کار حتی کلامی با ما گفتگو نمی کند. یک انسان تا چه مدتی می تواند به این کار ادامه دهد؟ سوال بالا را بار دیگر تکرار می کنیم. آیا مخزن دار شغل خود را به مشاغلی که لااقل در آن بتوان صدای یک انسان را شنید ترجیح می دهد؟ و اگر نه آیا جایگشت در دوره های زمانی راه حلی برای این پدیده هست؟ و آیا این جایگشت در تعریف تقسیم کار می گنجد؟ فردی که به این شغل اشتغال دارد با چه معیاری استخدام شده است؟ آیا قبل از استخدام می دانسته که تنها مصاحبش دستگاه  مکش و آسانسور است؟

نقش شخصیت در این پدیده را سینجر با یک مثال در کتاب خود به زیبایی نشان می دهد.

خانم گرترود بعد از 20 سال خانه داری تصمیم گرفت جایی استخدام و مشغول به کار شود. انگیزه اصلی وی برای برگشت به محیط کار ارضای نیاز تعامل با دیگران بود. کودکان او بزرگ شده بودند، دوستان وی همگی کار می کردند و او کاملا در خانه حوصله اش سر می رفت. خیلی زود در کارگاهی فلزکاری کار پیدا کرد. پس از چند هفته کار سرپرست وی از مشاور شرکت تقاضای ملاقات کرد. رفتار گرترود ظاهرا برای گروه کاری وی ایجاد مزاحمت می کرد. وی به جای کار کردن روی ماشین کاری خود مرتب با همکاران مشغول مراوده بود و با آنان گپ می زد. به رغم قول هایی که در مورد پاداش کاری ارتقا، و پیشرفت به او داده شده بود وی همچنان به رفتار نامناسب خود ادامه می داد. سرپرست مات و مبهوت شده بود. واکنش تمام کارکنان دیگر به چنین پاداش هایی همیشه مثبت بود. آیا تنها راه اخراج وی بود؟

پس از بررسی شرایط مشاور نتیجه گیری کرد که مشکل خیلی ساده و نتیجه این واقعیت است که پاداش های کار نیازهای جاری خانم گرترود را ارضا نمی کند. زیرا وی از نظر اقتصادی نیازی به کار کردن نداشت.  او کار می کرد تا نیازهای اجتماعی خود را ارضا کند. بنابراین کار با  ماشین در تنهایی و در گوشه ای از کارخانه مطمئنا نیازهای او را بر طرف نمی کرد. برعکس گپ زدن با افراد نیازهای اجتماعی اش را ارضا می کرد. راه حل این مشکل بسیار ساده بود. امروز شرکت فوق صاحب فعال ترین کار مند بخش پذیرش و تقسیم کلید در عرض پنجاه سال گذشته است (سینجر 1999 ص 693 ).

نمونه خانم گرترود نشان دهنده اهمیت رفتارهای متنوع در سازمان با توجه به تفاوت های فردی در ساختار شخصیتی، نیازها، انگیزه ها و عموما آن چه که فرد را از دیگران جدا می سازد و از هر فرد تنها و تنها یک فرد نشان می دهد با دیگران است.

نظریه های انگیزشی در تقسیم کار تاثیر عوامل انگیزشی در تقسیم کار مناسب میان افراد به شکل کاملا مشخصی می توانند موفقیت مدیر را تحت تاثیر قرار دهند. نظریه های انگیزشی به دو دسته کلی تقسیم بندی می شوند. دسته اول را نظریه های درونزاد و دسته دوم را نظریه های برونزاد می نامند. نظریه های درونزاد به آن دسته از عوامل انگیزشی اشاره دارند که فرد را از درون خودش برانگیخته می کنند. از جمله این عوامل هدف مندی، نیاز و غیره است. دسته دوم نظریات به آن دسته از عامل هایی نظر دارند که از بیرون فرد را بر می انگیزند. مانند محیط کار، تشویق ها و تقویت کننده های بیرونی. حال با توجه به نظریه برخی دانشمندان این حوزه تقسیم کار در این زمینه تحلیل می شود. اگر به مثال خانم گرترود برگردیم نقش طبقه سوم از طبقه بندی مزلو را در انگیزه خانم گرترود به کار می بینیم.

به مثال دیگری در زمینه نظریه مزلو که این بار تقسیم کار را در طبقه چهارم یا نیاز  به عزت نفس و احترام از نظر مزلو نشان می دهد و رابطه آن با تقسیم کار توجه فرمایید.

محیط کارخانه کثیف بود و تحت هیچ شرایطی کارکنان بخش خدمات حاضر در  کار خو تجدید نظر نمی کردند. مدیر کارخانه تصمیم گرفته بود تمامی کارکنان بخش خدمات را اخراج کند و کارمندان جدیدی را به کار بگیرد. ضمن تبادل نظر با مشاور صنعتی و سازمانی کارخانه تصمیم بر این شد که برای این گروه برنامه آموزش حساسیت ترتیب داده شود. وقتی جلسه تشکیل شد تا ساعت ها تمامی حضار ساکت نشسته بودند که ناگهان یکی از آن ها به شدت فریاد زد و از وضع  موجود شکایت کرد. بعد از آن افراد دیگر و پس از چند لحظه سروصدای زیادی سالن را فرا گرفت. نتیجه بحث ها این شد که کارکنان بخش خدمات در خواست کردند که از این به بعد وسایل کار خودشان را باید خودشان تهیه کنند. وسایلی مانند جارو، تی، مواد پاک کننده و غیره. سه روز بعد کارکنان کارخانه از پاکیزگی محیط کار در شگفت بودند. (       )

در مثال فوق هم کارهای کارخانه تقسیم شده بود. مدیر پشتیبانی وسایل پاک کننده را سفارش می داد، خریداری می کرد و در اختیار کارکنان بخش خدمات قرار می داد. کارکنان بخش خدمات با به عهده گرفتن مسئولیت سفارش و خرید وسایل کارشان به احساس احترام و عزت نفس رسیدند. و آن چه که باعث بهبود شرایط نظافت کارخانه شد، احترامی بود که در اثر تقسیم منطقی تر کارها نصیب کارکنان بخش خدمات می شد.

حال با اشاره به نظریه هرزبرگ می توانیم اولین عامل انگیزشی که وی تحت عنوان ارتباط فرد با کار معرفی می کند و معتقد است علاقه فرد به کاری که انجام می دهد می تواند انگیزه اش به کار را تقویت نماید. باز نقش تقسیم کار و شناخت صحیح کارفرما یا مدیر در قرار دادن افراد به کارهایی که بیشتر با شرایط روحی و روانی افراد سازگار است را در آن بیابیم.