کاربرد فناوریهای نوین در حسابداری

کاربرد فناوریهای نوین

در حسابداری

پدیدآورندگان: مسعود آرامش شورکی
سید محمدحسن محمدی زارچی

مقدمه
یکی از دلایل پیشرفت بشر، حس کشف حقیقت و برتری‌طلبی اوست که همواره نیازهایش را افزون و منجر به شکلگیری اندیشه نوین و تلاش بیشتر برای رفع نیازهای وی شده است. جهت پاسخگویی به نیازهای جدید که در پیروی از ارتقای دانش او و معرفی محصولات پیشرفته‌تر، تحولات عظیمی را در پی داشت، فناوریهای نوین ظهور و روزبه‌روز طراحی و تولید آنها چشمگیرتر شد. حسابداری نیز به‌عنوان یکی از نخستین فنون بهره‌بردار، ارتباطی تنگاتنگ و وابسته با فناوریهای نوظهور برقرار کرد. در حال حاضر به‌کار نگرفتن این فناوریها، غیرممکن و انتخاب نوع آن یکی از مسائل کلیدی و بخشی از مسئولیتهای مهم مدیریت در برنامه‌ریزی و تدوین ساختار شرکت است تا بسته به نوع و نحوه گزینش ابزار جدید، هدفهای سازمان را برآورده، هزینه کمتر تحمیل، سود بیشتر تحصیل یا پاسخگوی گروههای ذینفع باشد(Tatikonda and Tatikonda, 1993) . لذا بیشترین توجه مدیر را به خود جلب می‌کند و بخش چشمگیری از برنامه‌ریزیهای او را در بر می‌گیرد. توسعه روزافزون کاربرد فناوریها و شتاب چشمگیر رشد آن، آثار شگرفی بر کلیه فعالیتهای سازمانها گذاشته است. در این مقاله، برخی از این آثار و کاربرد آنها در حوزه حسابداری مدنظر قرار گرفته و با توصیف دو نمونه از آنها، موضوع مورد بحث تشریح شده است.

ویژگی فناوریهای نوین
اهم ویژگیهای سیستمهای نوین که در حال حاضر مرتبط با فعالیتهای حسابداری و حسابرسی مورد استفاده قرار می‌گیرد، شامل مواردی به‌شرح زیر است:
دقت زیاد: در فعالیتهایی که انسان انجام می‌دهد، دقت انجام کار وابسته به شخص کاربر متغیر و معمولا غیرقابل اعتماد است، درحالی که فناوریهای نوین با دقتی بسیار بالا طراحی شده‌اند و در عملیات محاسباتی و پردازشی از ضریب اطمینان‌بخش بیشتری برخور دارند (Stoner and Stagliano, 1997).
سرعت زیاد در پردازش داده‌ها: محاسبه و پردازش سریع داده‌ها و اطلاعات ارائه‌شده به سیستم، زمان انجام فعالیت را به حداقل رسانده و در نتیجه بهره‌وری کار را افزایش می‌دهد. همچنین، قابلیت جستجو و دستیابی سریع به اطلاعات که در این فناوریها پیش‌بینی و طراحی شده است، یکی از عوامل موثر افزایش سرعت در فرایند قلمداد می‌شود.
به‌موقع بودن گزارشها: در فناوریهای نوین صرفاً با مشخص نمودن دامنه اطلاعات مورد نظر، بر حسب تاریخ یا سقف خاصی از عملیات انجام‌شده در سیستم، می‌توان بدون فوت وقت از داده‌های ثبت‌شده با سرعت بالا پردازش و محاسبات مورد نظر را انجام داد و گزارش کار را دریافت کرد. همچنین، تنوع گزارشهای ارائه‌شده به‌مراتب بیش از سیستمهای سنتی مشابه است.
امکان مبادله اطلاعات: مهمترین کاربرد فناوریهای نوین از لحاظ نحوه استفاده از سیستم، در قالب ایجاد امکانات و فراهم نمودن بستر لازم جهت تبادل اطلاعات ارائه‌شده در سیستمهای در نظر گرفته‌شده است. علاوه بر این ویژگیها، مواردی نظیر کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات، رفع برخی از فسادهای اداری، ایجاد امکان کار تمام وقت، کاهش هزینه‌های سیستم و سازمان، ایجاد امکان همکاری به روش کار از راه دور نیز از خصوصیات بارز فناوریهای نوین هستند (نقشینه، 1386).
کاربرد فناوریهای نوین هم از لحاظ نوع (وسایل، ابزار، امکانات) که بیشتر جنبه سخت‌افزاری و هم از لحاظ نحوه (روش، شکل، شیوه بهره‌گیری) استفاده که بیشتر جنبه نرم‌افزاری دارند در حسابداری امکانپذیر است. لذا در این مقاله جهت تشریح کاربرد فناوریها از لحاظ نوع استفاده، سیستم تشخیص هویت رادیویی¹ (تلفیقی از سخت‌افزار و نرم‌افزار) و جهت تشریح کاربرد فناوریها از لحاظ نحوه استفاده، سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه² (تلفیقی از نرم‌افزار و شبکه) انتخاب شده است.

سیستم تشخیص هویت رادیویی (تلفیقی از سخت‌افزار و نرم‌افزار)
اولین بار در سال 1946 میلادی، لئون ترمن (Leon Theremin) یک ابزار جاسوسی برای اتحاد جماهیر شوروی سابق اختراع کرد که در آن از رادیو در کنار امواج صوتی استفاده شده بود. سایر فناوریهای مشابه از قبیل آی اف اف (IFF)³ (شناسایی هواپیماهای خودی و دشمن) سالها قبل در زمان جنگ جهانی دوم در سال 1939 توسط ارتش انگلستان جهت تشخیص هواپیماهای بازگشتی خود از آسمان به‌کار گرفته شد (Ahlawat et al., 2004). تحقیقات اولیه در زمینه فناوری آر اف آی دی (RFID) با مقاله هری استاکمن (Stockman, 1948) با عنوان ارتباطات به کمک انعکاس قدرت⁴ شروع شد (Bae et al., 2005). فناوری آر اف آی دی در عمل از سال1960 میلادی شروع شد. طرح تجاری استفاده از فناوری آر اف آی دی برای سرمایه‌گذاران در سال 1969 در زمینه امور مختلف ارائه شد. در سال1971 ماریو کاردولو (Mario Cardullo) رسماً به‌عنوان اولین مبدع فناوری امروزی آر اف آی دی شناخته شد (Ahlawat et al., 2004). وی یک سیستم گیرنده و فرستنده رادیویی را برای بنادر نیویورک به‌کار برد.
اصولاً به هر سیستمی که قادر به خواندن و نوشتن و تشخیص اطلاعات افراد یا کالاها باشد، سیستم شناسایی گفته می‌شود. رویه‌ای که شرکتها در ابتدا جهت شناسایی و ردیابی افراد یا کالاهای خود به‌کار می‌گرفتند، تماماً به‌صورت دستی انجام می‌گرفت. این روش باعث بروز مشکلاتی از قبیل بالا بودن ضریب خطا، نبود اطلاعات اتکاپذیر و ... در زمینه‌های دفترداری، مدیریت و کنترل اطلاعات می‌گردید. با پیشرفت فناوری، بشر به سیستمهای شناسایی خودکار و نگهداری داده‌ها دست یافت که هدف این سیستمها، شناسایی اشیا، همراه با بالا بردن کیفیت اطلاعات و کاهش مشکلات سیستمهای دستی است (Robbins, 1993).
یکی از جدیدترین مباحث مورد توجه دانشمندان جهت شناسایی افراد و کالاها استفاده از سیستم شناسایی به کمک امواج رادیویی⁵ است. این سیستم توسط فروشگاههای زنجیره‌ای بزرگی از قبیل مک دونالد (Mc Donald)، وال مارت (Walmart) و نیز در سازمانهایی چون وزرات دفاع امریکا استفاده می‌شود.
فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی موسوم به آر اف آی دی به‌سرعت به یک فناوری کلیدی و موثر در عرصه صنعت و خدمات امروزی تبدیل شده است. این فناوری، شناخت خودکار⁶ و بدون تماس با اشیا را با استفاده از امواج رادیویی، بدون نیاز به دید متقابل (تصویربرداری از فاصله نزدیک و روبرو) برای انتقال اطلاعات مربوط ممکن می‌سازد. فناوری مذکور امروزه در صنایع و خدمات مختلف از جمله انبارداری، کتابداری، امنیت اسناد و مدارک، مدیریت داراییها، ردیابی افراد و اجسام، کنترل تردد خودروها، زنجیره عرضه، دامداری و صدها زمینه دیگر کاربرد دارد (Robbins, 1993).
کاربرد آر اف آی دی در حسابداری
برای نشان دادن کاربرد آر اف آی دی در حسابداری، تولیدکننده دوچرخه‌ای را در نظر بگیرید که فناوری آر اف آی دی را در طی مراحل تولید به‌کار می‌گیرد (Ray and Gupta, 1992). در این مراحل همواره موارد زیر مطرح است:
1- موجودی کالا از لحاظ تعداد و جنسیت،
2- اجزایی از موجودی کالاها که نیاز به تجدید سفارش دارند،
3- میزان موجودی در هر مرحله از چرخه تولید،
4- تاریخ ورود و خروج موجودیها به انبار، و
5- خریداران عمده محصولات شرکت.
با استفاده از فناوری آر اف آی دی، تولیدکننده توانایی دستیابی به اطلاعات مقادیر فوق را دارد و به‌طور دقیق در هر زمان می‌تواند حتی تعداد و نوع بخشی از یک دوچرخه، مثلاً لاستیک موجود در انبار را کنترل و مدیریت کند. در زمان رسیدن تعداد لاستیک دوچرخه به حد تجدید سفارش، با قابلیتهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری طراحی‌شده در سیستم، نشانه‌های هشدار صادر و تولیدکننده اقدام به خریدن مجدد لاستیک می‌نماید. آر اف آی دی می‌تواند همچنین عمل فراخوانی مجدد موجودی که مشکل مرسوم در انبار است را کاهش دهد. برای مثال اگر کارخانه دوچرخه‌سازی دوچرخه‌هایی با لاستیک معیوب را در بازار پخش کند، آنها می‌توانند به‌سرعت این دوچرخه‌ها را فراخوانی کنند.

نظارت بر نحوه تولید
فرض کنید بعد از اینکه بدنه هر دوچرخه در کارگاه اولیه آماده شد، جهت تکمیل مراحل ساخت، بدنه‌ها را به قسمت رنگ‌پاشی منتقل می‌کنند. بدنه‌ها بر روی پالتهایی حمل می‌شود که روی این پالتها، برچسب⁷ آر اف آی دی نصب شده‌اند و حاوی اطلاعاتی درباره شماره سفارش تولیدی و مقصد می‌باشد. با توجه به اینکه درهای خروجی کارگاه اولیه مجهز به دستگاه برچسب‌خوان⁸ است، سیستم به‌طور خودکار و در حالی که بدنه‌ها درحال حرکت است، اطلاعات خود را با استفاده از برچسبها به‌هنگام می‌کند. بعد از اینکه بدنه‌ها به قسمت رنگ رسید دستگاه برچسب‌خوان سیستم را با اطلاعات ویژه هر سفارش به‌هنگام می‌کند.
سیستم می‌تواند کنترلی بر پالتها به‌منظور انجام عملیات صحیح بر روی هر سفارش در قسمت رنگ داشته باشد، مثلاً ممکن است فقط یک رنگ موقتی بر روی یک بدنه زده شود و یا بدنه دیگر به‌طور کامل رنگ شود. بعد از اینکه کار در قسمت رنگ پایان یافت، بدنه‌ها به کارگاه اولیه بر می‌گردند. سیستم اطلاعاتی قسمت رنگ، با سیستم اطلاعاتی کارگاه اولیه به‌صورت یکپارچه کار می‌کنند. بنابراین شرکت از زمان آماده شدن سفارش آگاه است و اگر مشکلی نسبت به هر سفارش وجود داشته باشد، از قبیل وجود مشکلی در ماشین رنگ‌پاشی، چون این اطلاعات به قسمت کارگاه اولیه نیز منتقل می‌شود، این کارگاه با انجام دادن مجموعه‌ای از اقدامات، این تاخیر را جبران می‌کند. زمانی که برچسبها دوباره به کارگاه دوچرخه‌سازی برگشتند، سیستم مدیر تولید را برای انجام مونتاژ نهایی به‌منظور تکمیل سفارش آگاه می‌سازد.

بهبود فرایند تخلیه کالا در انبار
وقتی یک محموله از کارخانه دوچرخه‌سازی به قسمت توزیع می‌رسد، پالتهای حاوی دوچرخه در انبار تخلیه می‌شود. بر روی این پالتها برچسبهای آر اف آی دی نصب شده است. این پالتها از مقابل یک آنتن عبور داده می‌شوند که این آنتن با دستگاه برچسب‌خوان ارتباط دارد. این دستگاه، اطلاعاتی را که در مورد کالا منتقل می‌کند، مستقیماً بر روی یک صفحه نمایش نشان می‌دهد و راننده می‌تواند اطلاعات کالاهای تخلیه‌شده را ببیند.
بعد از اینکه عملیات تخلیه پایان یافت، راننده می‌تواند با مشاهده فهرست اقلام کالا بروی صفحه نمایش، درستی و صحت عملیات تخلیه را تایید کند. سیستم در هر لحظه خود را بروز می‌کند و یک متصدی برنحوه ذخیره دوچرخه‌ها در انبار نظارت می‌کند.

تایید به پایان رسیدن عملیات تحویل
در هر بخش خروجی توزیع، یک دستگاه برچسب‌خوان آر اف آی دی وجود دارد که اطلاعات همه پالتهایی را که بارگیری شده می‌خواند. بعد از اینکه پالتها بارگیری شدند، کاربر می‌تواند عملیات بارگیری را با استفاده از صفحه نمایشی که در هر خروجی وجود دارد، تایید کند. سیستم به گونه‌ای طراحی شده که امکان وقوع اشتباهات انسانی در آن وجود ندارد، مثلاً اگر کاربر سعی کند قبل از اینکه همه پالتها بارگیری شود عملیات بارگیری را تایید کند، سیستم پیغام خطا می‌دهد.
با توجه به مطالب فوق، چنین استنباط می‌شود که ظهور فناوری نوینی مانند آر اف آی دی توانسته است آثار به‌سزایی در حسابداری داشته باشد. آر اف آی دی با به حداقل رساندن عملیات دستی، باعث افزایش میزان صحت و دقت عملیات و اتکاپذیری اطلاعات تهیه شده گردیده است. این فناوری توانایی ردیابی و تعیین موقعیت موجودی کالا را افزایش داده و این امکان را برای مدیران فراهم ساخته است که اطلاعات دقیق و کاملی از موجودی کالای انبار، خط تولید، و محصولاتی که به فروش رفته در هر لحظه داشته باشند. این فناوری با افزایش سرعت و دقت در انجام فرایندهای تولیدی و پشتیبانی، نقش به‌سزایی در استفاده بهینه از زمان در شرکتها دارد (Flott, 2000). شرکتها با استفاده از این فناوری می‌توانند عملیات خود را به نحوی ساده‌تر و موثرتر انجام دهند که این خود موجب افزایش بهره‌وری کارکنان و رضایتمندی مشتریان و در نهایت افزایش سوددهی شرکت می‌گردد.

سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه (تلفیقی از نرم‌افزار و شبکه)
تحولات ایجادشده اخیر در محیط کسب‌وکار، بنگاههای تجاری که تحت عنوانهایی از قبیل حذف مقررات زائد، خصوصی‌سازی و جهانی‌سازی صورت پذیرفته، با دامن زدن به رقابتهای موجود، زمینه تبدیل بنگاههای بزرگ تجاری به شرکتهای عظیم چندملیتی را فراهم نموده و موجب شده است تا شرکتهای یادشده برای ادامه بقا و استمرار موفقیتهای خود در جستجوی راهکارهای جدیدتری باشند (Krogstad et al., 1999). از سوی دیگر، امروزه مشاهده می‌شود که فناوری اطلاعات و ارتباطات⁹ نه‌تنها سیستمهای اطلاعاتی، بلکه چگونگی انجام فعالیتهای سازمانها را نیز تحت تاثیر قرار داده و متحول ساخته است (آقازمانی، 1384). بنابراین به‌نظر می‌رسد که فناوری مزبور قادر است شرایطی را فراهم سازد تا شرکتها در مقابل تغییر و تحولات محیطی ایجادشده، واکنشهای موثرتری ازخود به نمایش گذارند. این در حالی است که در محیطهای نوین کسب‌وکار مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات، شرکتها برای به‌روز نگه‌داشتن فناوریهای مورد استفاده و در نتیجه حفظ توان رقابتی خود، تحت فشارهای فزاینده‌ای قرار دارند.
سیستم ای آر پی (ERP) یک اصطلاح عام برای سیستمهای نرم‌افزاری محاسباتی یکپارچه‌ای است که شامل مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی تجاری برای انجام عملیات حسابداری، کنترل موجودی، لجستیک و غیره است (کازرونی و دیگران، 1381). وظیفه اصلی و نهایی سیستم جامع ای آر پی خودکارسازی فرایندهای تجاری، فراهم آوردن امکان استفاده مشترک و همزمان استفاده‌کنندگان از داده‌ها و تولید بلادرنگ داده‌ها در سطح سازمان است. سیستم ای آر پی در محیطهای نوین کسب‌وکار از طریق ارائه مطلوب و به‌موقع اطلاعات، موجب بهبود فرایندهای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل در سازمان می‌شود. این امر، موجب ارتقای سطح اثربخشی و کارایی عملیات و در نتیجه افزایش سطح رضایتمندی مشتریان می‌شود.
در رابطه با سیستمهای ای آر پی پرسشهای زیادی وجود دارد؛ از جمله اینکه آثار درازمدت بر ساختارهای سازمانی، فرهنگ سازمانی و کارکنان سازمانهای مزبور چیست؟ درحالی که پژوهشهای اندکی برای پاسخ دادن به این سوالها انجام شده، سیستمهای ای آر پی موجب ایجاد تغییرات اساسی در روشهای تولید و ارائه اطلاعات حسابداری و تجاری سازمانها شده است که این امر، احتمالاً پیامدهای با اهمیتی را به دنبال خواهد داشت. بررسیها نشان می‌دهد که تا اواخر دهه 1990 مطالعات اندکی در زمینه آثار استفاده ازسیستم ای آر پی برحسابداری انجام شده است؛ درحالی که در سالهای اخیر، با توجه به سرمایه‌گذاریهای هنگفت صورت گرفته در زمینه این سیستم و گسترش کاربرد آنها در سازمانهای مختلف، تعداد پژوهشهای به‌عمل آمده در این حوزه، افزایش یافته است (Flott, 2000).

تحولات سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه
سیستم ای آر پی از فناوریهای پیشرفته تولید¹⁰ به‌شمار می‌آید که هدف آن افزایش کیفیت تولید، کاهش سطح موجودیها، بهبود ارائه خدمات به مشتریان و افزایش انعطاف‌پذیری فرایند تولید است. در طی دهه1990 تقاضا برای استفاده ازسیستمهای ای آر پی به واسطه مواردی مانند: معرفی یورو به‌عنوان واحد پول مشترک اتحادیه اروپا، هزینه هنگفت نگهداری سیستمهای موجود، فشارهای وارد بر زمینه پدیده جهانی شدن، شدت یافتن رقابتهای تجاری و امکان اتصال به اینترنت، افزایش یافت (Anderson, 2004). سیستمهای ای آر پی امکان خودکارسازی و یکپارچه‌سازی فرایندها، استفاده مشترک و همزمان از داده‌ها در بخشهای گوناگون شرکت، تولید بلادرنگ داده‌ها و دسترسی سریع به آنها را فراهم می‌آورد. در واقع، سیستم ای آر پی علاوه بر سیستم اطلاعات حسابداری، شامل سیستمهای اطلاعاتی دیگر مانند کنترل موجودی، برنامه‌ریزی مواد و لجستیک است (Flott, 2000). بدین ترتیب، سیستمهای جامع مذکور این توانایی را می‌یابند تا از طریق افزایش اثربخشی و کارایی عملیات، فرایندهای تجاری و تصمیم‌گیریهای راهبردی، مزایای فراوانی را برای سازمانها به ارمغان آورند. بررسی همه جانبه ویژگیها و آثار استفاده از سیستمهای ای آر پی به هنگام طراحی و ایجاد آنها، امری ضروری تلقی می‌شود. در این رابطه یکی از حوزه‌هایی که تحت تاثیر قرار می‌گیرد، قلب سیستم، یعنی بخش حسابداری آن است که شامل حسابداری مدیریت نیز می‌شود (Krogstad et al., 1999).
در سالهای اخیر، پژوهشهای بیشتری در زمینه آثار سیستمهای ای آر پی بر حسابداری صورت گرفته است که به ذکر نتایج برخی از آنها می‌پردازیم. یافته‌های ماکارونه (Maccarone) نشان می‌دهد که کلیه شرکتهای مورد پژوهش، تجربه اصلاحاتی را در فعالیتهای نظارتی مدیریت و مراکز مسئولیت خود داشته‌اند و انعطافپذیری سیستمهای ای آر پی برای آنها نوعی مزیت به‌شمارآمده است. از سوی دیگر، نتایج تحقیق وی نشان می‌دهد که استفاده از سیستمهای ای آر پی منجر به افزایش کاربرد شاخصهای غیرمالی در نزد شرکتهای مورد مطالعه نشده است. بوث و همکاران (Bouth et al., 2001) در بررسی تاثیر سیستمهای ای آر پی بر نظام حسابداری شرکتهای استرالیایی، چنین نتیجه‌گیری کرده‌اند که عملکرد سیستمهای مزبور در پردازش معاملات و تصمیم‌گیریهای موردی، مطلوبتر از عملکرد آنها به هنگام تصمیم‌گیریهای پیچیده و گزارشگری بوده است و در مجموع، سیستمهای ای آر پی نقش کمرنگی را در به‌کارگیری رویه‌های جدید حسابداری ایفا کرده‌اند. گرن لوند و مالمی (Gran Lound and Malmi) در پژوهشهای خود به این نتیجه رسیده‌اند که استفاده از سیستمهای ای آر پی به‌واسطه ارائه اطلاعاتی مطلوبتر و جزئیتر و آزاد کردن وقت حسابداران از طریق حذف وظایف تکراری آنها، امکان عرضه تحلیلهای جامعتری را فراهم آورده؛ در حالی که از منظر افزایش کاربرد روشهای جدید حسابداری، تاثیر اندکی بر شرکتهای یاد شده داشته است (متین نفس، 1383).
نتایج مطالعه موردی اسکاپنز و جزایری (Scapneze and Jazayeri, 2001) نشان می‌دهد که به‌رغم ایجاد نشدن تغییرات اساسی در ماهیت اطلاعات مورد استفاده در حوزه حسابداری، به‌کارگیری سیستمهای ای آر پی منجر به ایجاد تغییراتی در نقش حسابداران شده است. وورن (Wuoren, 1999) اثربخشی سیستمهای ای آر پی از دیدگاه حسابداران را مورد بررسی قرار داده است. نتایج تحقیق وی نشان می‌دهد که به اعتقاد حسابداران مورد مطالعه، استفاده ازسیستمهای ای آر پی می‌تواند تاثیر با اهمیتی بر بسیاری از سازمانها داشته باشد (متین نفس، 1383). بدین ترتیب، یافته‌های بیشتر پژوهشگران نشان می‌دهد که استفاده از سیستمهای ای آر پی تاثیر به نسبت محدودی بر حسابداری داشته است؛ هر چند که نقش سیستمهای مذکور به‌عنوان محرکی برای ایجاد تغییر و تحول در زمینه استفاده از فنون و روشهای پیشرفته‌تر و پیچیده‌تر حسابداری، انکارناپذیر به‌نظر می‌رسد.

ای آر پی عاملی برای ایجاد تغییر در حسابداری
سیستم ای آر پی در قالب نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف می‌شود که وظیفه آن، کنترل کلیه جریانهای مربوط به کارکنان، مواد، وجوه نقد و اطلاعات در سازمان است. اساس سیستم ای آر پی را که درآن از فناوری یکپارچه سرویس‌دهنده- سرویس گیرنده استفاده می‌شود، پایگاه داده‌ یکپارچه تشکیل می‌دهد (فهیمی‌راد و زرگانی نژاد،1370)؛ بنابراین، کلیه داده‌ها فقط یک‌بار و آن هم معمولاً در زمان ایجاد آنها وارد سیستم می‌شود و در اختیار استفاده‌کنندگان قرار می‌گیرند.
فرایند ایجاد سیستمهای ای آر پی اغلب شامل ایجاد بخشهای مختلف مورد نیاز است که مسئولیت اصلی این امر در زمینه بخشهای حسابداری، برعهده حسابداران است. بخشهای استاندارد حسابداری سیستمهای ای آر پی دارای امکانات وسیعی هستند که از طریق فهرست انتخاب گزینه‌های مربوط، در اختیار استفاده‌کنندگان قرار می‌گیرد. امکانات مذکور، شامل خدمات گسترده‌ای است که از عملیات دفترداری تا تجزیه‌وتحلیل سوداوری محصولات و مدیریت وجوه نقد و داراییها را در بر می‌گیرند. در عمل، تصمیم‌گیری درباره ایجاد امکانات پیشگفته و اینکه کدام یک باید در سیستم ای آر پی گنجانده شود و کدام یک به صورت نرم‌افزار مجزا تامین گردد، بر عهده مدیریت سازمان است.
ایجاد و راه‌اندازی سیستمهای ای آر پی فرایند توانفرسایی به‌شمار می‌آید؛ زیرا هر چیز به عوامل مختلفی وابسته است. برای مثال، ممکن است طراحی و ایجاد یک بخش موجب تاخیر یا حتی ممانعت از کار طراحی و یا ایجاد بخشهای دیگر شود. امروزه، بسیاری از بخشهای تشکیل‌دهنده سیستم ای آر پی از طریق مرورگرهای شبکه گسترده نیز فعال می‌شوند و وظایف محول‌شده را به انجام می‌رسانند. آنچه در این میان اهمیت دارد، ویژگی مشترک تمام این پدیده‌ها یعنی یکپارچگی است. به‌نظر می‌رسد پایگاه اطلاعاتی یکپارچه‌ای که توسط سیستمهای ای آر پی و اینترنت پشتیبانی می‌شوند، قادر به ایجاد تحول در مدیریت شرکت خواهند بود و نیازی به میانجی در این بخش نیست؛ زیرا در این حالت، تنها یک سیستم واحد وجود دارد. البته، باید توجه داشت که چون سیستمهای ای آر پی به تنهایی قادر به براوردن کلیه نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان نیستند، برای برقراری ارتباط با سیستمهای مجزای دیگر ناگزیرند از میانجی‌ها استفاده کنند (Ray and Gupta, 1992).
سیستمهای ای آر پی از طریق ایجاد جریانهای اطلاعاتی دوسویه، زبان مشترک و یکپارچه‌سازی شناختی در میان واحدهای مختلف عملیاتی سازمان، مدیریت را در هماهنگ‌سازی روابط متقابل میان آنها یاری می‌دهند. یکپارچه‌سازی ممکن است در زمینه‌های گوناگونی از قبیل داده‌ها، اطلاعات، شناخت و ... ایجاد شود.
همان‌گونه که پیش از این نیز ملاحظه شد، یافته‌های اکثریت قریب به اتفاق پژوهشگران حاکی از تاثیر (هر چند محدود) استفاده از سیستمهای ای آر پی برحسابداری است. آثار مذکور می‌تواند به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم باشد. آثار مستقیم زمانی مشاهده‌شدنی است که سیستمهای ای آر پی موجب ایجاد تغییرات بی‌واسطه‌ای در رویه‌هایی از قبیل گزارشگری می‌گردند و برای مثال، محتوا، شکل و زمانبندی ارائه گزارشها را تغییرمی‌دهند. آثار غیرمستقیم نیز هنگامی بروز می‌کند که تحولات صورت گرفته در حسابداری، بر اثر عوامل تغییریافته‌ای (مانند رویه‌های مدیریت، فرایندهای تجاری و ...) ایجاد می‌شود که منشا تحول خود این عوامل سیستمهای ای آر پی به‌شمار می‌آیند. علاوه بر این، ممکن است که حسابداری نیز به نوبه خود سیستمهای ای آر پی را تحت تاثیر قرار دهد. چنین تغییراتی در اینجا مورد بحث نیست؛ زیرا سیستمهای ای آر پی به‌سختی در معرض تغییر و تحول قرار می‌گیرند. بنابراین، می‌توان چنین نتیجه گیری کرد که معمولاً رویه‌های سازمانی هستند که به‌منظور تطابق با فناوریهای جدید، تغییر می‌کنند و نه برعکس؛ پس کاربرد ای آر پی فراتر از ایجاد تغییر و تحول جزئی در فرایند حسابداری شرکتهای بهره‌بردار است.

نتیجه‌گیری
فناوریهای نوین در تعبیر عموم صرفاً در حد کاربرد رایانه‌ها و طراحی و عرضه نرم‌افزارهای پیشرفته مالی و حسابداری خلاصه می‌شوند، در حالی که این امر بخش بسیار کوچکی از موضوع فناوریهای مذکور را شامل می‌شود و در حال حاضر پا فراتر از این عرصه گذاشته و با تولید سیستمهای مکانیکی و گاه الکترونیکی (هم در بعد نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و هم در بعد نحوه استفاده از سیستم و کار از راه دور) به بسط قلمروی خود اقدام می‌کنند و پیشرفتهای فزاینده‌ای داشته‌اند که این مسئله در حوزه حسابداری نیز تحقق یافته است. لذا تاکید بر آموزش بیشتر حسابداران با برخی مسائل ابتدایی و بنیادی در حرفه حسابداری نظیر ثبت عملیات خریدوفروش، نحوه شمارش و محاسبه موجودیها، محاسبه سود و ... پس از معرفی آر اف آی دی به شدت تغییر خواهد یافت. به‌علاوه، حرفه حسابداری از پیشرفتهای اخیر محجور مانده و علاوه بر اینکه حسابداران سنتی در این شرایط پذیرای فناوریهای نوین نیستند، بلکه در استفاده از آنها هم ممانعت می‌کنند. با معرفی سیستمهایی نظیر ای آر پی که موجب ایجاد تغییرات بی‌واسطه‌ای در رویه‌های اساسی حسابداری نظیر گزارشگری مالی، محیطهای حسابداری، نحوه استفاده کاربر از سیستم و ... شده است، کاربرد فناوریهای نوین فراتر از ایجاد تغییر و تحول جزئی در فرایند حسابداری است. لذا تربیت و آموزش حسابداران با رویکرد فناوری‌محور و استفاده از دانش روز، در اعتلای این حرفه موثر است. البته، میزان تاثیر آن خارج از حوصله این مقاله است و توجه بیشتر صاحبنظران و پژوهشگران در این حوزه و تحقیقات آینده را می‌طلبد.

پانوشتها
1- Radio Frequency Identification (RFID)
2- Enterprise Resource Planning (ERP)
3- Identify Friend or Foe (IFF)
روشی برای تشخیص هواپیماهای جنگی دوست یا دشمن بود که توسط انگلیسیها کشف و استفاده شد و مکانیزمی شبیه به آر اف آی دی (RFID) دارد.
4- Communication by Means of Reflected Power
5- Radio Frequency
6- Automatic Identification Conservation
7- Tag
8- Tag Reader
9- Information & Communication Technology (ICT)
10- Advanced Manufacturing Technology (AMT)

منابع
• آقازمانی علی محمد، ویژگی سازمانهای الکترونیکی، روزنامه شرق، شماره 6104، مورخ 4/8/84، صفحه 6
• فهیمی‌راد حسن، اکبر زرگانی‌نژاد، گزارش تحقیقی در مورد بورس ژاپن، سازمان کارگزاران بورس اوراق بهادار تهران، مرداد1370، صفحه 8
• کازرونی افشین و دیگران، راه‌حلهای ای آر پی (مبتنی بر فناوری اطلاعات)، نشر ذره تهران، دی 1381، صفحه 24
• متین نفس فرهاد، زنجیره‌های تامین، مجله تدبیر، شماره 143، فروردین 1383، صفحات 28 الی34
• نقشینه وحید، مبانی و مفاهیم تجارت الکترونیک، روزنامه ایران، شماره 3675، مورخ 10/4/86، صفحه 16

• Ahlawat Sunita S., Lowe D. Jordan, An Examination of Internal Auditor Obejectivity: In-House Versus Outsourcing, Auditing: A Journal of Practice & Theory, Vol. 23, No. 2, September 2004, pp.147-158
• Anderson Dick, Strengthening Internal Audit Effectiveness, Corporate Governance, September 15, 2004
• Bae Benjamin, Ruth Epps, Susan S. Gwathmay, Internal Control Issues, Information System Control Journal, Volume 4, ‏ 2005
• Flott Leslie W., Quality Control, Internal Auditor Journal, November 2000
• Krogstad Jack L., Anthoney J. Ridley, Larry E. Rittenberg, Where We Are Going?, Internal Auditor Journal, Oct. 1999, pp. 27-33
• Ray M. R., P. P. Gupta, Activity Based Costing, Internal Auditor Journal, December 1992, pp. 45-51
• Robbins Stephen P., Organizational Behavior, NewJwrsey, 1993, p. 45
• Stoner E., A. J. Stagliano, A Survey of U.S. Manufacturers on Implemention of ABC, Journal of Cost Management, March/April 1997, pp.39-41
• Tatikonda L.U., R. J. Tatikonda, Overhead Cost Containment, Internal Auditor Journal, February 1993, pp. 51-55