مدیریت زمان

درس هفته

انسان هیچوقت برای انجام تمام کارهایی که باید انجام بدهد فرصت کافی ندارد.

همه ما، به معنای واقعی کلمه، در انبوه کارها، مسئولیت های فردی، پروژه ها، روزنامه ها و مجله های زیادی که باید بخوانیم و کتاب هایی که روی هم انبار شده اند غرق شده ایم.

اما واقعیت این است که هیچوقت نمی توانید عقب افتادگی ها را جبران کنید و از کارهایتان جلو بیفتید. هرگز نمی توانید آنقدر از کارها پیشی بگیرید که بتوانید تمام آن کتاب ها و نشریه ها را بخوانید و به تفریحاتی که همیشه آرزویش را داشته اید هم بپردازید.

در ضمن این فکر را از ذهنتان بیرون کنید که بتوانید با بالا بردن بهره وری خود مشکلاتی را که در زمینه مدیریت زمان دارید حل کنید.

هر قدر هم که روی تکنیک های بهره وری فردی مسلط شوید، صرف نظر از اینکه چقدر وقت دارید، به هر حال همیشه کارها بیشتر از آن است که بتوانید به همه آنها برسید.

شما فقط از یک راه می توانید وقت و زندگی تان را تحت کنترل در آورید و آن هم تغییر دادن روش فکر کردن، کارکردن و نحوه روبرو شدن با سیل بی پایان کارهایی است که هر روز بر سرتان می ریزد.

میزان تحت کنترل در آوردن کارها و فعالیت هایتان بستگی به این دارد که تا چه حد بتوانید انجام بعضی از کارها را متوقف کنید و به جای آن وقت بیشتری را صرف فعالیت هایی کنید که واقعاً می توانند در زندگی تان تحول ایجاد کنند.

"کلید دست یابی به موفقیت، این است که بتوانی ذهنت را بصورت کامل روی مهم ترین کار یا هدفی که داری متمرکز کنی، آن را درست انجام دهی و تا آن را تمام نکرده ای دست از کار نکشی".

امروزه آنقدر کارهای خوب و جالب برای انجام دادن وجود دارد که می شود گفت عامل تعیین کننده موفقیت شما در زندگی، توانایی تصمیم گیری و انتخاب از میان آن هاست.

یک انسان معمولی اگر بتواند این عادت را در خود ایجاد کند که کارهای خود را بطور واضح اولویت بندی کند و کارهای مهم را فوراً انجام دهد، می تواند از یک نابغه که زیاد حرف می زند و نقشه های عالی می کشد اما کمتر کاری را به انجام می رساند پیشی بگیرد.

اگر اولین کاری که باید هر روز صبح انجام دهی بزرگ ترین و مهمترین کاری است که باید انجام بدهید، خود را موظف کنید که بلافاصله دست به کار شوید و آنقدر مداومت به خرج دهید تا آن کار مهم را تمام کنید. پیش از آنکه کار دیگری را شروع کنید. در برابر این وسوسه که اول کارهای آسان تر را انجام دهید مقاومت کنید. مدام به خودتان یادآوری کنید که مهمترین تصمیمی که هر روز می گیرید این است که اول چه کاری را انجام دهید و بعد از آن به چه کاری مشغول شوید البته به شرط اینکه کار اول را تمام کنید.

کلید رسیدن به سطوح عالی کارایی و بهره وری این است که این عادت را برای همیشه در خود ایجاد کنید که هر روز صبح اول از همه سراغ مهم ترین کار بروید.

مطالعه ویژگی های افراد موفقیت نشان می دهد که ویژگی «عمل گرایی» بارزترین و پایدارترین رفتاری است که آنها در هر کاری از خود نشان می دهند. افراد موفق و مؤثر کسانی هستند که مستقیماً سراغ کارهای اصلی شان می روند و خود را موظف می کنند تا بطور مداوم ادامه دهند تا آنها را به اتمام برسانند.

«ضعف در عمل» یکی از بزرگترین مشکلاتی است که امروزه در سازمانها به چشم می خورد. بسیاری از مردم مشغله داشتن را با «کارکردن» اشتباه می گیرند. این قبیل افراد مدام حرف می زنند، مرتب جلسه تشکیل می دهند و برنامه های فوق العاده ای را طرح ریزی می کنند اما در نهایت کار مفیدی انجام نمی دهند و به نتایج مطلوب نمی رسند.

عادت اولویت بندی کارها، غلبه بر تنبلی و مداومت در انجام مهمترین وظایف، یک مهارت ذهنی و جسمی است.

پس می توانید این کار را از طریق تمرین و تکرار مداوم یاد بگیرید تا در ذهن ناخود آگاه شما نقش ببندد و به یکی از رفتارهای عادی شما تبدیل شود.

تمرین کلید تسلط بر هر مهارتی است. خوشبختانه ذهن شما مثل یک ماهیچه عمل می کند. هر چقدر بیشتر از آن استفاده کنید، قویتر می شود.

برای ایجاد عادت توجه و تمرکز روی کارها به سه ویژگی اساسی نیاز دارید که هر سه را می شود یاد گرفت.

این سه ویژگی «تصمیم گیری»، «انضباط» و «اراده» هستند.

اول از همه باید تصمیم بگیرید که عادت به انجام رساندن کارها را در خود بپرورانید. دوم اینکه باید خودتان را منضبط کنید تا اصول لازم برای ایجاد این عادت را آنقدر تمرین کنید تا بر آنها مسلط شوید. و سوم اینکه باید هر کاری را که بر اساس این اصول انجام می دهید با استفاده از نیروی اراده تقویت کنید تا اینکه این عادت ثبات پیدا کند و به جزئی جدا ناشدنی از شخصیت شما تبدیل شود.

به خاطر داشته باشد تصویر ذهنی که از خودتان دارید، تأثیر شگرفی روی رفتارتان می گذارد. خودتان را همان کسی مجسم کنید که می خواهید در آینده باشید. تصویر شما از خودتان یا به عبارت دیگر اینکه خودتان را از درون چگونه می بینید، تا حد زیادی تعیین کننده نحوه عملکرد شما در جهان بیرون است. تمام پیشرفت های زندگی بیرونی شما با پیشرفت های درونی، با بهبود تصویر ذهنی تان، شروع می شود.

تعیین اهداف

«برای موفقیت یک ویژگی هست که انسان باید آن را داشته باشد و آن هم مشخص بودن هدف است، یعنی فرد باید بداند که چه می خواهد و شدیداً خواستار به دست آوردن آن باشد».

در بالا بردن کارایی فردی، مهم ترین اصل روشن بودن هدف است. اولین دلیل اینکه چرا بعضی از مردم می توانند کارها را سریع تر انجام دهند این است که هدف ها و برنامه های کاملاً روشنی دارند و از آنها فاصله نمی گیرند.

« یک روش عالی برای موفقیت در کار این است که افکارتان را روی کاغذ بیاورید»

فقط 3% از مردم هدف های مشخص دارند و آنها را روی کاغذ می آورند. میزان کارآیی این افراد پنج تا ده برابر بیشتر از افرادی است که از نظر میزان تحصیلات و توانایی برابر و یا حتی بهتر از آنها هستند اما به هر دلیلی هرگز وقتشان را صرف روی کاغذ آوردن هدفهایشان نکرده اند.

از روش مؤثر 7 مرحله ای برای مشخص کردن و رسیدن به هدفهایتان می توانید استفاده نمایید:

1- مشخص کنید دقیقاً چه می خواهید.

2- هدف هایتان را روی کاغذ بیاورید.

3- برای رسیدن به هدف هایتان مهلت تعیین کنید.

4- از تمام کارهایی که فکر می کنید باید برای رسیدن به هدف تان انجام بدهید فهرستی تهیه کنید.

5- فهرست را به یک برنامه تبدیل کنید.

6- فوراً کار را بر اساس برنامه شروع کنید.

7- تصمیم بگیرید برای آنکه قدمی به سوی هدف اصلی تان بردارید هر روز کاری انجام دهید.

هر هدفی که انتخاب می کنیم باید 4 خصوصیت مهم داشته باشد:

1- هدف باید واضح و دقیق باشد یعنی باید بتوانیم آن را تصور کنیم.

2- قابل اندازه گیری باشد.

3- هدفها باید دست یافتنی باشد.

4- هدفها باید مدت دار باشند.

داشتن هدف های مکتوب تأثیر بسیار خوبی روی قدرت تفکر شما دارد. به شما انگیزه کار و فعالیت می دهد، قدرت خلاقیت شما را تقویت می کند، انرژی بخش است و بیشتر از هر عامل مؤثر دیگری به شما کمک می کند تا بر تنبلی خود پیروز شوید.

هر روز به هدفهایتان فکر و آنها را مرور کنید. هر روز صبح فعالیتتان را با مهم ترین کار شروع کنید. این کار می تواند شما را به مهم ترین هدفی که در حال حاضر دارید برساند.

«بگذارید اهدافتان راه را برای شما مشخص کنند»

اهداف در راستای مدیریت مؤثر زمان حائز اهمیت هستند، آنها نحوه سپری کردن زمان را به شما نشان می دهند. روی اهداف خود تمرکز نمائید تا بفهمید انجام کدامیک اهمیت بیشتری را جهت انجام امور روزانه یا هفتگی دارند، اهداف از طریق یاری رساندن به شما در شناسائی امور خاصی که باید پیگیری شوند و مواردی که نیاز به پیگیری ندارند، شما را در استفاده از زمان راهنمائی خواهد کرد.

سه گام را جهت به کارگیری اهداف به منظور مدیریت زمان پیشنهاد می کنیم:

گام 1: هر هدف را به مجموعه کارهای قابل مدیریت تفکیک نمایید. هر هدف را بازنگری نموده و سپس تمام کارهای لازم به منظور تحقق آن فهرست نمایید. کارها را به ترتیب صحیح قرار دهید.

گام 2: برآورد کنید که هر کار به چه میزانی از زمان نیاز دارد.

دانستن زمان لازم همواره واضح نیست اما اگر شما قبلاً کار مشابهی را انجام داده اید می توانید از آن به عنوان مبنایی برای برآورد زمان استفاده نمایید.

سپس 10 تا 20 درصد به منظور احتیاط و برای مشکلات پیش بینی نشده در نظر بگیرید. همچنین باید ضرب الاجلی برای انجام هر کار یا فعالیت مشخص نمائید. برای فعالیت های پیچیده تر، برهه هایی را در مسیر پیشرفت کار وضع کنید.

گام 3: اولویت بندی کنید. وقتی از تکمیل شدن فهرست کارها رضایت پیدا کردید، به هر یک اولویت A،B یا C بدهید. این اولویت ها باید هدف مورد حمایت هر کار را منعکس سازند:

اولویت های A اموری هستند که ارزش بالایی داشته و از اهمیت عمده ای برخوردارند.

اولویت های B اموری هستند که ارزش متوسطی داشته و از اهمیت های ثانویه ای برخوردارند.

اولویت های C اموری هستند که ارزش کمی داشته و از اهمیت اندکی برخوردارند.

افرادی موفق هستند که بجای فعالیت های کم اهمیت، بر روی کارهای مهم و پر اهمیت تمرکز کنند.