مدیریت زمان قسمت 2

مدیریت زمان  

درس
هفته

نشانه تفکر برتر یک انسان اینست که بتواند از پیامدهای انجام دادن یا انجام ندادن یک کار پیش بینی درستی داشته باشد. رویکرد شما نسبت به زمان، یا «افق زمانی» شما، روی رفتارها و انتخاب های شما تأثیر چشمگیری می گذارد. کسانی که نسبت به زندگی و حرفه شان دید بلند مدت دارند همیشه می توانند درباره وقت و فعالیت هایشان بهتر از کسانی تصمیم گیری کنند که در مورد آینده کمتر فکر می کنند.

پس به خاطر داشته باشید طرز تفکر بلند مدت باعث بهبود تصمیم گیری های کوتاه مدت می شود.

داشتن تصویری روشن از آنچه در بلند مدت برایتان مهم است تصمیم گیری های کوتاه مدت شما را برای اولویت بندی کارها بسیار آسان تر می کند.

کارهای مهم و ضروری بطور بالقوه نتایج بلند مدت دارند و کارهای غیر مهم و غیر ضروری تأثیرات بلند مدت یا ندارند یا بسیار کم دارند. پیش از شروع هر کاری از خودتان بپرسید. «انجام دادن یا ندادن این کار چه تأثیرات بلند مدتی در زندگی من خواهد داشت».

بنابر این آینده نگری، فعالیت های فعلی ما را تحت تأثیر قرار می دهد و در اغلب مواقع تعیین کننده آنهاست.

انسان های موفق کسانی هستند که آماده اند تا لذت های کوتاه مدت را به تعویق بیندازند و با کار و تلاش، نتایج بسیار ارزشمندی را در آینده به دست آورند. بر عکس افراد نا موفق بیشتر به خوشی ها و لذت های کوتاه مدت و آنی فکر می کنند و به آینده خود بسیار کم توجه هستند.

دنیس ویتلی سخنران معروف می گوید: «افراد ناموفق سعی می کنند با پناه بردن به فعالیت هایی که رفع کننده تنش ها و ناراحتی هایشان است از ترس ها و کارهای طاقت فرسایی که پیش رو دارند فرار کنند در صورتی که انسان های موفق به کارهایی می پردازند که آنها را به هدفهایشان می رساند.»

به عنوان مثال، زودتر از ساعت مقرر سرکار رفتن، مطالعه مرتب در زمینه ای که به حرفه شما مربوط می شود، شرکت در دوره هایی که مهارت هایتان را بالا می برد و تمرکز روی فعالیت هایی که در حرفه شما ارزش بالایی دارند همگی تأثیر بسزایی در آینده شما خواهد داشت.

از طرف دیگر، رأس ساعت سرکار رسیدن، چای و قهوه خوردن، روزنامه خواندن و خوش و بش کردن و گپ زدن با همکاران هر چند در کوتاه مدت سرگرم کننده و لذت بخش است اما در بلند مدت نهایتاً به پیشرفت نکردن، نرسیدن به هدف ها و در جا زدن می انجامد.

اگر عمل یا فعالیتی پیامدهای مثبت فراوانی دارد، آن را در صدر کارها قرار دهید و بلافاصله آن را شروع کنید.

اگر مدام دست به کارهایی بزنید که می تواند تحول عمده ای در زندگی شما و یا در شرکتی که در آن کار می کنید ایجاد کند و سپس آنها را به انجام برسانید، تمرکزتان را حفظ کرده و پیشرفت خواهید کرد.

زمان به هر حال خواهد گذشت. تنها پرسشی که وجود دارد این است: «شما چطور از وقت تان استفاده می کنید و قرار است در پایان هفته ها و ماه هایی که می گذرانید به کجا برسید؟» و اینکه به کجا می رسید عمدتاً بستگی به میزان توجهی دارد که به پیامدهای احتمالی کارهای کوتاه مدت تان می کنید.

فکر کردن مدام به پیامدهای بالقوه انتخاب ها، تصمیم گیری ها و رفتارهایتان یکی از بهترین راههایی است که با آن می توانید اولویت های حقیقی خود را در کار و زندگی تعیین کنید.

به قانون تشخیص ضرورت عمل کنید.

قانون تشخیص ضرورت می گوید:«هیچوقت برای انجام همه کارها وقت کافی نیست ولی همیشه برای انجام مهم ترین کارها وقت کافی هست».

پس هیچوقت برای انجام همه کارهای لازم وقت کافی وجود ندارد.

این یک واقعیت است که امروزه افراد شاغل، به خصوص مدیران میانسال، بین 10 تا 30 درصد بیش از توانایی هایشان کار برای انجام دادن دارند و حجم کارها و وظایفشان هم مدام در حال افزایش است. همه ما مطالب زیادی داریم که باید بخوانیم. یکی از تحقیقات اخیر نشان می دهد که مدیران برای مطالعه مطالب و پروژه هایی که خواندنشان به تعویق افتاده است بطور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نیاز دارند. این بدان معناست که شما هرگز نمی توانید عقب افتادگی ها را جبران کنید و باید این فکر را از ذهن خود بیرون کنید. تنها چیزی که می توانید به آن امیدوار باشید این است که به کارهای اصلی برسید و سایر کارها را باید کنار گذاشت.

برای آنکه بتوانید روی مهم ترین کارهایتان تمرکز کنید و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانید، سه سؤال وجود دارد که می توانید مدام از خودتان بپرسید. سؤال اول این است: «مهم ترین و با ارزش ترین کارهای من کدامند؟ دومین سؤال:«چه کاری است که اگر من و فقط من خوب انجام بدهم، تفاوت چشمگیری در زندگی و شغلم ایجاد خواهد کرد؟ این کاری است که فقط شما می توانید بکنید و اگر شما آن را انجام ندهید، هیچکس دیگری آن را انجام نخواهد داد. اما اگر شما آن را انجام بدهید و خوب انجام بدهید، در زندگی و کارتان تحول اساسی ایجاد می کنید. سومین سؤالی که می توانید از خودتان بپرسید این است: «بهترین استفاده ای که می توانم در حال حاضر از وقتم بکنم چیست؟»

این سؤال اساسی مدیریت زمان است و پاسخ دادن به آن کلید غلبه بر تنبلی و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است.

کارهای مهم را اول انجام دهید و کارهایی که در اولویت نیستند اصلاً انجام ندهید.

هر چه پاسخ های شما به این سه سؤال دقیق تر و روشن تر باشد، آسان تر می توانید کارهایتان را اولویت بندی کنید و کاری را که انجام آن بهترین استفاده از وقت است آغاز کنید.

یکی از روش های بالا بردن کارایی فردی «تنبلی سازنده» است. این یک واقعیت است که هیچ وقت نمی توانید به همه کارهایی که دارید برسید، برای همین ضروری است که در انجام برخی از کارها تنبلی کنید.

همه آدم ها تنبلی می کنند. تفاوت بین آدم های کارآمد و آنهایی که از کارآیی پائینی برخوردارند تا حد زیادی از اینکه در انجام چه کارهایی تنبلی می کنند، قابل تشخیص است. از همین امروز تصمیم بگیرید که کارهای کم ارزش را انجام ندهید. اراده کنید که انجام کارهایی را که در پیشرفت زندگی شما نقش مهمی ندارند به دیگران بسپارید و آنها را از برنامه کارهای خود حذف کنید.

بنابراین میزان موفقیت شما در استفاده بهتر از وقت و کنترل زندگی فقط بستگی دارد به این که تا چه حد می توانید از انجام کارهایی که در زندگی تان اهمیت کمتری دارند دست بردارید.

یکی از پر قدرت ترین کلمات در مدیریت زمان کلمه «نه» است. این کلمه را مؤدبانه بر زبان بیاورید و طوری بگوئید که منظور شما کاملاً روشن باشد و سوء تفاهمی ایجاد نشود. به هر کاری که استفاده بهینه از وقت و زندگی تان نیست «نه» بگوئید. واقعیت این است که ما وقتی برای تلف کردن نداریم.

برای آنکه کار جدیدی را شروع کنید، باید کار قدیمی تری را تمام کنید و یا دیگر آن را ادامه ندهید. لازمه وارد شدن، خارج شدن است. لازمه برداشتن، گذاشتن است. تنبلی سازنده در واقع تصمیم گیری عاقلانه و خردمندانه در مورد این است که دقیقاً چه کارهایی را از این به بعد نباید انجام دهید.

فعالیت های خارج از محل کارتان را مرور کنید و ببینید انجام چه کارهایی مهم نیستند. بطور مثال تماشای تلویزیون را حذف کنید و وقت آن را صرف خانواده، مطالعه، ورزش و انجام کارهایی بکنید که به پیشرفت زندگی شما کمک می کند. فعالیت های کاری تان را مرور کنید و مشخص کنید چه کارها و وظایفی را می توانید به دیگران بسپارید و یا از برنامه حذف کنید تا وقت بیشتری برای انجام کارهای مهم تر داشته باشید.

کار خود را برنامه ریزی کنید.

برخی افراد تمایل دارند که فوراً در کارها و پروژه ها غرق شوند. برخی دیگر دوست دارند که به بعد موکول نمایند.

هر دو مشکل یعنی به تعویق انداختن و شیرجه رفتن به روشی مشابه قابل اجتناب و مقابله هستند: از طریق برنامه ریزی.

دلیل اولی که سبب می شود افراد وظایف و پروژه های خود را به تأخیر بیندازد این است که به نظر می رسد این کارها بسیار مبهم و بسیار دشوار هستند. وظایف و پروژه های بزرگ را به بخش های کوچک تری که قابل مدیریت هستند تقسیم کنید، هر چه کار دشوارتر باشد، این بخش ها کوچک تر می شوند. همه ما این سخن را شنیده ایم که «طولانی ترین سفر با یک گام آغاز می شود».

کار را به یک گام کوچک تبدیل کنید که تا حد امکان ساده و یا سریع است.

این سه پیشنهاد در برنامه ریزی مؤثر کار به شما کمک می کند:

1- برنامه خود را به جزئیات بنویسید: هر چه یک پروژه را بیشتر تفکیک کنید، نگارش بیشتری خواهید داشت و پروژه در شروع و در هنگام طی مراحل ساده تر خواهد بود.

2- ارتباط برقرار نمایید: این عامل کلیدی در برنامه ریزی وظایف و پروژه ها و سپس تحقق اهدافتان است. انتظارات خود را با سایرین مطرح کنید تا آنها بدانند که برای کمک به شما در تحقق اهدافتان چه باید بکنند.

3- برای هر گام از پروژه پاداشی ایجاد کنید: موفقیت باید جبران شود. بنابراین باید جهت موفقیت در هر گام از پروژه پاداشی متناسب با اهمیت آن گام در نظر گرفته شود.

ضرب المثلی ژاپنی می گوید: «یک برنامه بدون عمل یک خیال باطل است، اقدام بدون برنامه یک کابوس است».