مدیریت زمان

مدیریت زمان تسلط بر زمان یکی از آرزوهای دیرینه آدمی بوده است. ماشین زمان اثر اچ.جی.ولز یا دور دنیا در هشتاد روز اثر ژول ورن، حکایت از این آرزو و میل مفرط انسان برای تسلط بر این عنصر مهم زندگی و آنچه نحوه استفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمایز موفق از ناموفق است، دارد. تسلط بر زمان یکی از آرزوهای دیرینه آدمی بوده است. ماشین زمان اثر اچ.جی.ولز یا دور دنیا در هشتاد روز اثر ژول ورن، حکایت از این آرزو و میل مفرط انسان برای تسلط بر این عنصر مهم زندگی و آنچه نحوه استفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمایز موفق از ناموفق است، دارد. در محدوده کره زمین، جایی که به دلیل راحتی کاربرد، عملاً در زندگی خود به جای فیزیک نسبیت، از فیزیک نیوتنی استفاده می کنیم ،نمی توانیم از زمان پیشی بگیریم یا لااقل تاکنون نتوانسته ایم، و زمان کش نمی آید. در زندگی ما وقت زیادی تلف می شود. زمانی را که می توانیم برای انجام کارهای مفید صرف نموده و بازده زندگی خود را بیشتر کنیم. شاید اندیشیدن به مفهوم تسلط بر زمان یا مدیریت زمان در نظر بعضی محال و غیرعملی جلوه کند، اما صادقانه بیندیشیم که علیرغم مشکلاتی که در حال حاضر با آنها دست به گریبان هستیم، همین تمایل هر یک از ما به انجام دادن کارها به روشی بهینه، با مسأله مدیریت وقت و زمان ارتباط مستقیم دارد. همچنین بعدی از ابعاد بهره وری مسأله بهره وری زمان انجام کارها، استفاده صحیح از زمان و زندگی کردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است. شاید این عبارت را شنیده باشید که «اگر از وقت خود خوب استفاده کنیم، همیشه برای انجام کارهای خود وقت کافی خواهیم داشت.» و این ربطی به این که در کشور ما چقدر از وقت هر یک از ما در ترافیک یا پشت چراغ قرمزها تلف می شود، ندارد. چرا که به هر حال در هرکجا که باشیم مسئول استفاده صحیح از تمام منابع خود به خصوص وقت و زمان عمر خود هستیم. در فرهنگ یوگا، میزان عمر را مرتبط با میزان تپش قلب و تنفس موجود زنده می دانند و معتقدند که عمر همه موجودات ثابت و مشخص بوده و برابر است و آن عمر عبارت از تعداد معینی تپش قلب و تنفس هر موجود زنده است. حالا بعضی از موجودات زنده مثل مرغ مگس خوار با ضربان قلبی در حدود ۳۰۰ بار در دقیقه عملاً زمان کمتری زنده هستند تا یک فیل با ۳۰ بار ضربان قلب در همان زمان، البته تحقیقات پزشکی جدید نیز درستی و صحت این نظریه را مورد تأیید قرار می دهد. شاید ذکر این نکته خالی از فایده نباشد که بهره وری هر یک از ما از عمر و وقتمان ارتباط مستقیمی با هیجانات و تنش های عصبی دارد که با آن دست به گریبان هستیم و این توجیهی است برای بالا بودن میزان سکته قلبی و مرگ و میر زودرس در میان افرادی که به دلیل تخصص و مسئولیت ارزش زیادی برای جامعه دارند و عمدتاً در رده های مدیریتی از هر نوع، علمی تا اقتصادی و بازرگانی انجام وظیفه می کنند. اگر مدیریت را به مفهوم رهبری، هدایت صحیح نیروها و مصرف به جای منابع موجود بدانیم، هر یک از ما بدون توجه به موقعیت زمان، خواه کشاورز باشیم، یا متخصص، یا مدیر یک سازمان تجاری، در درجه اول مدیر وقت، عمر و نیروی خود هستیم. حتماً تاکنون شکایاتی از این قبیل داشته یا شنیده اید که: - با توجه به حجم روزافزون کارهای ارجاع شده، هیچ تعجبی ندارد که نمی توانم کارهایم را به روز برسانم. - باز هم ناچارم روز تعطیل خود را هم به کار اختصاص دهم. - برای آن که یک کار معین را انجام دهد، باید چندین بار به او یادآوری کنم. - او از من خواست که گزارشم را دوباره تنظیم کنم. چرا از اول نمی گوید که در چه موردی گزارش می خواهد. آیا در همین هفته گذشته تعابیر و کلمات مشابهی را نشنیده اید؟ چرا تمام این گلایه ها شبیه به هم به نظر می رسند؟ و چرا تا این حد در ارائه پاسخی صحیح و کارگشا فرو می مانیم؟ به نظر می رسد که تمام این شکایات اساساً به این امر مربوط می شود که ما چگونه وقت و زمان خود را سازماندهی و مدیریت می کنیم و ضعف سازماندهی عمومیت دارد و دست آخر می بینیم که این کار خیلی ساده شامل تعیین اهداف، تعیین اولویت ها، برنامه ریزی و از همه مهمتر، انجام کارهاست و اگر این ضعف مدیریت و ضعف در مقابل زمان تا این حد عمومیت دارد فقط و فقط ثابت می کند که هر یک از ما می توانیم و باید متخصص مدیریت زمان خود باشیم. زمان به عنوان یک منبع پایان پذیر در درجه اول باید به خاطر بیاوریم که زمان یک منبع قابل توجه و حیاتی است! یا به عبارت دیگر وقت طلاست. نیازهای ما، نژاد، سطح اجتماعی، جنس و سن ما یا هر گونه وجه تمایز دیگرمان، هر چه باشد برای هر یک از ما، زمان یک عامل اساسی و مهم و محدودکننده در رسیدن و دستیابی به هر هدفی است. نمی توانید آن را کرایه کنید. بخرید و یا اجاره دهید! در عین حال بیش از ۲۴ ساعت در هر شبانه روز نمی توانید داشته باشید و هرگز نمی توانیم بر حسب مفاهیم اقتصادی، منحنی افزایش زمان نسبت به روز را رسم کنید. ذخیره هر یک از ما از زمان کاملاً غیر الاستیک است. بدون توجه به این که نیاز شما تا چه حد فوری و ضروری است. نه می توان آن را ذخیره کرد و نه میزان آن را طبق نیاز روز افزونتان افزایش دهید. زمان تماماً و کاملاً کالایی تجدیدناپذیر است. نمی توان آن را در فریزر، گاوصندوق بانک یا هر جای محفوظ دیگر ذخیره کرد، یا به طرق مختلف مصرف آن را مشابه روش به کار رفته جهت مقابله با روند فرسایش خاک آهسته نمود. زمان جابه جایی ناپذیر است. هیچ چیز دیگری جایگزین آن نمی شود. برخلاف پلاستیک ها و برخلاف جایگزینی روبوت ها به جای نیروی انسانی. از لحاظ بیولوژیک، ما انسانها برای مدیریت زمان به خوبی سازماندهی نشده ایم. در یک اتاق کاملاً تاریک و دربسته که از پنج حس خود محروم می شویم به زودی حس گذر زمان را از دست می دهیم. بسیار جالب است که احساس ملالت و کسالت یا بیکاری زمان را طولانی می کند و هیجان ها و ضرب الاجل ها آن را کوتاه می سازند. بسیار عجیب است که برعکس سطح بیکاری روزافزون کشورها و نیاز روزافزون افراد بشر به استراحت بیشتر و کاهش ساعات کار، بسیاری از مدیران هنوز ساعات متمادی کار می کنند و از عواقب نبردی بی رحمانه برای انجام همه کارها به دست خودشان آسیب می بینند و رنج می کشند. زمان و دنیای در تغییر زمینه کار مدیریت سریعاً تغییر می یابد. بنابراین در عین این که باید بتوانیم به عنوان یک مدیر وظایف اساسی خود را در حال حاضر انجام دهیم، باید بتوانیم خود را با دنیایی که سریعاً در حال تغییر است وفق داده و باید مفاهیم جدیدی را یاد گرفته و مفاهیم دیگری را فراموش کنیم و برای انجام تمام این کارها باید زمان و وقت خود را خوب و دقیق سازماندهی و مدیریت کنیم تا بتوانیم از عهده دنیای جدید شجاعمان(۱) برآییم. مدیر یک شعبه بانک به عنوان مثال، مسئول فروش انواع خدمات گوناگون به مشتریانی بسیار متنوع، حقیقی و حقوقی می باشد. آن هم در بازاری بسیار پیچیده که رقابت هر روز در آن شدیدتر می شود و در عین حال باید خود را با نوآوری های بسیار پیچیده تکنولوژی سازگار کند. چنین وضعی فقط اختصاص به این شخص با این شغل ندارد. زمینه کاری هر یک از ما با چنین تغییرات شدیدی روبه روست، یا در آینده با آن مواجه خواهیم شد. در عین حال، در تحلیل نهایی مسأله، این مسئولیت شخصی هر یک از ما است که خود را جهت استفاده صحیح از زمان متعهد کنیم تا از عهده چنین تغییراتی برآمده و به موفقیت های مناسب دست یابیم. راجع به سه نفر، ترجیحاً سه مدیر که می شناسید فکر کنید. با استفاده از جدول یک، چهار زمینه کار و پیشرفت برای هر یک بنویسید که باور دارید به آنها کمک می کنید تا به نحو مؤثرتری عمل کنند. به این ترتیب شما اولین قدم را برای تمرین مدیریت زمان برداشته اید. با انجام کارهایی مثل سازماندهی کارها، برگزاری ملاقات ها، بازدید ها، خارج کردن چیزهای غیرضروری از روی میز کارها، مشاوره دادن و ... نتایج یک تحقیق روی بیش از ۱۳۰۰ مدیر در اروپا نشان می دهد که ضعف عمومی، ضعف در اولویت گذاری است. علی رغم ساعات طولانی کار، تنها ۴۷ درصد زمان واقعی کار به فعالیت های مدیریتی اختصاص دارد. قسمت اعظم زمان باقی مانده، صرف انجام کارهای کارمندان زیردستشان می شود. کارهایی آشنا و بسیار کم خطرتر غیرمدیریتی که مدیران طی سالها کار عادت کرده اند انجام دهند. هزینه زمان تلف شده مذکور رقمی معادل ۲۰۰۰۰ پوند در سال است. البته به استثنای هزینه های استخدام و آموزش که معادل ۸۵ پوند در روز یا ۱۱ پوند در ساعت است. که نیاز شدید به استفاده بهینه از زمان و تغییر رفتار را آشکار می سازد. پس به خاطر بسپارید که زمان کافی برای تکمیل مهمترین موضوعات یا به عبارت بهتر اصلی ترین وظایف تان باید کنار بگذارید. اکنون به بررسی شش موضوع که به فهمیدن چگونگی استفاده هر یک از ما، از زمان کمک می کند،می پردازیم. اهداف چه هدفهایی را برای زندگی خود تعیین کرده اید؟ آیا تاکنون به این موضوع اندیشیده اید؟ باید در این مورد صریح برخورد کنید. اگر تاکنون اهدافتان را معین نکرده اید، برای یک بار هم که شده، هم اکنون آنها را روی کاغذ بیاورید. با نوشتن اهداف، آنها را کشف می کنید. بله، کشف می کنید که دقیقاً چه می خواهیم و انگیزه تان در رسیدن به اهداف تقویت می شود و استفاده دقیقه به دقیقه شما از زمان معنا می یابد. اهداف زندگی هر شخص با دیدگاه ها، مقاصد و اعتقادات وی ارتباط تنگاتنگ دارد. پاسخ به سؤالات زیر کمک می کند تا به روشی که طبق آن زمان و وقت خود را مورد استفاده قرار می دهید، تمرکز یابید. - دوست دارید سه سال آینده کجا باشید؟ و در آن موقع دوست دارید وضعتان چقدر با امروز متفاوت باشد؟ - اگر به یقین می دانستید که تا شش ماه بعد در اثر حادثه ای ناگهانی خواهید مرد، تا آن موقع چگونه زندگی می کردید؟ و اکنون: - ده سال پیش کجا بودید؟ - دوستان و معاشرین شما چه کسانی بودند؟ - اگر کسی آن موقع از شما می پرسید «ده سال بعد چه وضعی خواهید داشت، چه پاسخی می دادید؟ - آیا امروز همان وضع را دارید؟ - به نظر خودتان امروز را چگونه باید بگذرانید تا فردایی مناسب داشته باشید؟ - آن فردای مناسب را چگونه ترسیم می کنید؟ به خاطر بسپارید که هدف گذاری یک فعالیت همیشگی است که مطمئناً نیازمند به روزآوری اهداف، ثبت و اولویت گذاری و دوره و مرور منظم هر دو نوع اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می باشد. دست کم هر شش ماه اهداف خود را مرور کرده و آنها را (در صورت نیاز) مورد اصلاح قرار دهید. چرا که با حرکت در مسیری منظم ممکن است متوجه شوید دیگر اهدافی را که ثبت نموده بودید، آن ارزش اولیه را ندارند و نیازمند اصلاح آن هستید. وقتی که اهداف و موضوعات کلیدی زندگی خود را روی کاغذ بیان کرده و آنها را تحلیل می کنید، سعی کنید از تناقض یا تضاد بین اهداف یا قیاس نادرست به هر شکلی، آگاه بوده و از آنها اجتناب کنید. به زبان ساده تر ممکن است رسیدن به دو هدف در کنار هم در یک دوره زمانی غیرممکن باشد. برای مثال، اگر هدف شغلی تان رسیدن به مقام مدیریت عامل شرکت تجاری است که در حال حاضر کارمند آن هستید، آگاه باشید که این هدف با هدف گذراندن وقت بیشتر در کنار خانواده هماهنگ نیست، همچنین مورد علاقه و احترام همگان واقع شدن با داشتن اعتقادات قوی که شما را منحصر به فرد می سازد در تضاد می باشد. به فهرست اهداف زندگی تان نگاه کنید تا چنین تناقضاتی را کشف نمایید. اما در عین حال هرگز ثبت اهداف و کوشش برای دست یافتن به آن ها را فراموش نکرده و دست برندارید. به طور خلاصه، یک فهرست اهداف باید شامل انواع زیر باشد: ۱- هدف شغلی ۲- هدف مالی ۳- هدف سلامتی و تندرستی ۴- هدف اجتماعی ۵- هدف مذهبی ۶- هدف خانوادگی البته خودتان می توانید فهرست را کامل تر نمایید. حوزه های اساسی فعالیت چگونه حوزه های اساسی فعالیت خود را تعریف می کنید؟ منظور از حوزه های اساسی، موضوعاتی است که در حین فعالیت شغلی با آن ها برخورد کرده و باید در آن زمینه ها کار کنید. ابتدا باید بدانید در طول روز واقعاً چه کارهایی انجام می دهید و چگونه؟ با استفاده از کارنامه زمان، روز این موضوع روشن می شود. البته می توانید مستقیماً به جای تعیین حوزه ها از کارنامه، آن ها را روی کاغذ بیاورید. البته اگر واقعاً بر چگونگی و گذر زمان در طول روز آگاهی دارید اطلاعات اولیه برای مشخص کردن حوزه ها را می توانید با پاسخ به پرسشهای زیر فراهم آورید؟ - هدف شرکت یا سازمان چیست؟ - در چه زمینه ای فعالیت می کند؟ - به عنوان یک شرکت یا سازمان به چه چیزهایی نیاز داریم تا در عرصه فعالیت باقی بمانیم؟ - برای اجرای دو برنامه پنج ساله متوالی در سازمان خود به چه چیزهایی نیازمندیم؟ - در پایان ده سال به چه اهدافی دست می یابیم؟ - روی چه قسمت هایی مستقیماً نظارت دارم؟ - اهداف قسمت من چیست؟ - اهداف کاری خودم چیست؟ - چه کارهایی را باید با مشارکت همکاران و زیر دستانم انجام دهم تا به اهداف قسمت دست یابیم؟ - چه کسانی در این اختیارات یا در نحوه اعمال آن ها دارای نقش و اثر هستند. - انتظارات من از آن ها چیست؟ - انتظارات زیر دستانم از من چیست؟ - چگونه می توانم عملکرد خود را افزایش دهم؟ علاوه بر این پرسش ها، اطلاعات قبلی و شخصی هم می توانند مؤثر باشند. اطلاعاتی مثل: - شرح وظایف شغلی شما یا همکاران: اما متوجه باشید که این شرح وظایف ممکن است قدیمی یا ایستا بوده و نتواند چیز زیادی راجع به اولویت های حال حاضر به شما بگوید. - ارزش یابی و نتایج مصاحبه شغل که نقاط قوت و ضعف شما یا زیردستانتان را در رسیدن به اهداف نشان می دهند. - مشاورانی که به شما یاری خواهند داد تا نحوه استفاده از زمان خود را بهینه سازی کنید. با توجه به نحوه تفکر و شخصیت شما و بررسی های آنها در این مورد. - اهداف شرکت یا سازمان با استفاده از مقالات، مجلات و نشریات داخلی و اعلامیه های سازمان بر می آید. - مجلات تخصصی حرفه شما؛ حاوی اطلاعات عملی و مفید در مورد شرکتها و مدیرانی که زمینه کاری مشابه دارند. - نقشه های زندگی و اهداف شخصی خودتان، شما در واقع طی زندگی به چه اهدافی می خواهید برسید؟ همان گونه که پس از این خواهیم دید، مانند تقسیم بندی کارنامه زمانی، حوزه اساسی شما نیز باید تعدادی مشخص و قابل قبول و کنترل باشند. این تقسیم بندی باید عمل گرا بوده و کلیه وظایفی که بر عهده دارید پوشانده و نیز جامع و مانع تعریف شده باشند. به عنوان مثال، مدیریت یا معاونت یک بانک را در نظر بگیرید، حوزه های اساسی فعالیت چنین شغلی می تواند چنین باشد: - روابط با کارمندان/ کارایی/ آموزش و توسعه/ انگیزش/ واگذاری اختیارات و نظارت - افزایش سود/ اجرای نقشه ها/ بودجه بندی/ نظارت بر اعتبارات/ کارهای روتین/ کارهای احتمالی - ارباب رجوع، مشتریان/ محاسبات (خرد و کلان، نگهداری و توسعه) - زمینه های کار تجاری جدید/ مشتریان تازه/ افق های جدید - اطلاعات بازار محلی (رقبا، مشتریان بالقوه) - فرضیه های جدید در زمینه های نگهداری و تعمیرات، نگهداری ابنیه، ابزار، فنون تجارت، امنیت - همگرایی و هم محوری درون سازمان/ ارتباطات (سایر رؤسا، شعبات) سررسیدها و نیاز به اطلاعات شما به سیستم یا روشی برای حفظ اطلاعات مهم و نیز دسترسی سریع به آن نیاز دارید. به غیر از سیستم های بایگانی مختلف که برای حفظ اطلاعات ایستا به خوبی طبقه بندی شده اند. به ترکیبی از دفتر یادداشت/ سررسید/ سازمان دهنده که براساس اصول مدیریت زمان طراحی شده نیازمندید. اکثر سررسیدها که در ابتدای سال جدید خریداری می شوند برای هر کاری به غیر از ثبت قرار ملاقات نارسا هستند. از خود بپرسید، به چه اطلاعاتی همیشه نیازمندم؟ این اطلاعات می توانند: - قرار ملاقات ها، مهلت های زمانی - اهداف: که باید در آینده به آن ها دست یافت. - ایده ها و نقشه های جدید. - حوزه های اساسی فعالیت که باید در معرض دید و در ذهن قرار بگیرند. - تاریخ تولدها، امتحانات و کارهای تفریحی - نقشه کشورها و جداول زمانی. - کتاب هایی که باید خوانده شوند و فیلم هایی که باید دیده شوند و مکان هایی که باید بازدید شوند. - قیمت ها، بودجه و مسایل تجاری. - کارهایی که مسئولیت آن را به زیر دستان واگذار کرده اید باشند. انتخاب یک سررسید هنگام انتخاب سررسید از خود سؤال کنید: ۱- چه اندازه ای برای من مناسب است؟ اندازه ها از جداول بزرگ دیواری تا سررسیدهای رومیزی با قطع A4 تا سررسیدهای جیبی (حدود ۱۵*۱۰ سانتی متر) متغیرند. در عین حال از استفاده همزمان از دو یا چند سررسید با هم برحذر باشید! طراحی سررسیدها ممکن است حاوی یک روز یا هفت روز در صفحه باشند یا یک ماه در صفحه. استفاده از سررسیدهای کلاسوری که مخصوص مدیران طراحی شده اند به شما کمک می کند سیستمی را ایجاد کنید که برای شما کار کند. بعضی از طراحی های مفید در شکل مشاهده می شوند. ۲- سررسید من حاوی چه اطلاعاتی باید باشد؟ سررسیدهای سنتی معمولاً حاوی اطلاعات استانداردی هستند که ممکن است مفید باشند. شاید هم نه! نقشه متروی شهر لندن یا آدرس فرودگاه های اروپا برای کسی که قصد ندارد طی سال جاری ایران را ترک کند. فاقد ارزش است سررسیدهایی که براساس اصول مدیریت زمان طراحی شده اند. گنجی از اطلاعات را به شما عرضه می دارند و شما می توانید از آنها، آنچه را که به دردتان می خورد برگزینید. در این مرحله باید توقف کرده و سیستم مورد استفاده خود را از نظر گذرانده و قضاوت کنید که آیا کافی و جامع بوده است؟ اگر دایماً در حال شکار تکه های کاغذ، رسیدن به قرار ملاقات ها با تأخیر گم کردن ایده ها، خود را غافل گیر می کنید، باید برای تغییر آماده شوید. اما در عین حال از کمال گرایی مطلق برحذر باشید. چرا که ممکن است زمان بسیار زیاد و ارزشمندی را برای حفظ یک سیستم کامل صرف کنید، بدون آن که عملاً به چیزی بیش از آن اطلاعات دست یابند. اولویت گذاری با هر سیستم و هر سررسیدی که مسلح باشید، بسیار لازم است که فهرست فعالیت های روزانه خود را تهیه کنید. برای بسیاری، بهترین کار این است که تهیه فهرست روزانه باشد. خواه بلافاصله بعد از تمام شدن ساعت کار یا قبل از رسیدن فردا. اگر بخواهید می توانید فضای ذهنی مورد نیاز را با ده دقیقه زودتر رسیدن به محل کار یا دو دقیقه دیرتر خارج شدن ایجاد کنید. اگر بر مسیر زندگی تسلط بیشتری حس می کنید می توانید فهرست را هفتگی یا حتی ماهانه تهیه کنید. اما به هر حال فهرست خود را همیشه براساس نقش و سمت خود در محل کارتان تهیه کنید. آنچه ممکن است کسالت آور یا تهدید کننده به نظر برسد، این است که فهرست شما حاوی فعالیت هایی است که بیش از زمان شما را می طلبد. اما عقب نشینی نکنید در این مرحله به اولویت گذاری نیازدارید. سیستم زیر را مورد توجه قرار دهید: A برای کارهای با بیشترین اولویت، B درجه دوم، C کارهای نه چندان مهم. A معمولاً سخت ترین، پیچیده ترین و مشکل است و نیز مهم ترین کار! C اغلب کم اهمیت است و آسان ولی وقتی از فهرست خط می خورد تأثیرگذار است. اما توجه کنید: با A شروع کنید نه با C یا Z ! به A نگاه کنید. ممکن است بخواهید دوباره اولویت گذاری کنید. (...، A2، A1) و بعد شروع کنید تا به ارتباط بین کارها برسید. از حالا شما باید انجام اهداف و مربوط کردن آن ها را شروع کنید. این کار قدری آشفته می نماید. اما نیمکره های راست و چپ مغز شما روی روش های سریع و مؤثر انجام کارها، کار خواهند کرد. اگر روش ABC مؤثر واقع نشد با روش MSC شروع کنید و اولویت گذاری نمایید: کارهایی که حتماً باید انجام شوند. کارهایی که می بایست انجام شوند. کارهایی که می توانند انجام شوند. (اگر وقت باشد)و از ایجاد چنین فهرست اولویت و تعداد غیرقابل شمارشی از کارهای اولویت دار و تغییرات مداوم بپرهیزید.