سیستم های اطلاعاتی حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می‌دهد و پس از پردازش این داده‌ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم‌گیرندگان سازمانی را (سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ...) تولید می‌کند. 

سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارش های هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به‌عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیت های فناوری اطلاعات و فرایندها و روش های سنتی و پیشرفته حسابداری است.

تعریف جامعی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری :

سیستم اطلاعاتی حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های سودمند مالی و ارائه آن ها به مدیریت درون سازمانی و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری است . تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش ، تجزیه و تحلیل و انتقال (ارائه ) اطلاعات صورت می گیرد .

سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:

1- کارکنان: کاربران سیستم های اطلاعات حسابداری،

2- روشها و دستورالعمل ها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،

3- داده‌ها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،

4- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش داده‌ها،

5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستم ها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد،

6- کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده‌ها.

سیستمهای اطلاعات حسابداری را می‌توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده‌ حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستم هایی پوشش می‌دهد که اطلاعات را تولید می‌کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:

1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و

2- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری.

برای رسیدن به این هدف ها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.

پردازش مبادلات: مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می‌شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام می‌شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می‌شود تا داده‌ها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.

پردازش اطلاعات: خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.

مراحل طراحی و اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری

1- بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع می‌شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدف های سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می‌گیرد.

2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده‌ها، نمودار ارتباط بین موجودیت ها و سایر ابزار شناخته‌شده معین می‌شوند.

3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیت های لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.

4- پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمت های مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.

5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمون ها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیت های طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.

6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می‌شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.

7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمت های دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمت ها با قسمت های کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.

8- تبدیل و تغییر پایگاه داده‌ها: در این فعالیت، پایگاه داده‌ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.

9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساس ترین و شاید مشکل ترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستم ها صورت می‌گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدف ها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می‌گیرد.

رویداد ها در واحد های تجاری در پنج چرخه اساسی طبقه بندی می شوند:

1- چرخه درآمد

2- چرخه مخارج

3- چرخه تولید

4- چرخه منابع انسانی

5- چرخه تامین مالی

تفاوت داده ها و اطلاعات در حسابداری

داده ها حقایق خامی در مورد رویداد هایی هستند که در ساختار سازمان دهی شده  نبوده و یا معنای کمی دارند . برای اینکه این داده ها مفید باشند اغلب باید به صورت اطلاعات مفید پردازش شوند. در واقع باید این داده های خام مرتب سازی، تلخیص و یا طبقه بندی شوند.

داده های خام از این جهت نیز دارای اهمیت هستند که نقطه ی شروعی برای انجام ردیابی های حسابرسی می باشند . با وجود ارزشی که در برخی از داده های فرآوری نشده وجود دارد ، بسیاری از کاربران نهایی به صورت های مالی نیاز دارند ، این گروه از استفاده کنندگاه از داده های پردازش شده ( اطلاعات) برای تصمیم گیری استفاده می کنند .

سیستم های اطلاعاتی حسابداری را بهتر بشناسیم

به گفته کوشینگ دانشجویان رشته حسابداری ، در آینده شغلی خود متصدی هر سمتی که شوند ، با حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی درگیر خواهند بود ، پس باید آن را بشناسند و صرفا به صورت یک جعبه سیاه به آن ننگرند .

امروزه حسابداران در یک محیط کاملا پیچیده فعالیت می کنند که دائما در حال تغییر است . پیشرفت فناوری اطلاعات با سرعت فزاینده ای ادامه دارد و به صورت همزمان روش های عملیاتی بنگاه ها نیز تغییر کرده است ؛در واقع ویژگی اصلی حسابداری در دنیای تجارت امروز ، تعامل حسابداران حرفه ای با سیستم های اطلاعاتی یارانه ای است .حسابداران باید با نظام های اطلاعاتی حسابداری ، چگونگی ایجاد آن ، کد گذاری حساب ها ، طراحی فرم ها و جریان گردش اطلاعات آشنا باشند و در صورت لزوم به تیم طراحی سیستم های اطلاعاتی ،مشاوره های لازم را ارائه دهند .

این نکته را باید پذیرفت که  اگر دانشجوی حسابداری امروز ما ، فردا در جایگاه یک حسابدار ، حسابرس  و یا یک مدیر بخواهد فعالیت کند  ، فقر دانش او در زمینه سیستم های اطلاعاتی مشکل آفرین خواهد بود.

منبع:

کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری- ردکتر مهدی مرادی